Definiendo tableros

Previo a dar de alta un nuevo tablero, es necesario haber analizado la estructura que deberá tener, esto es, cuántas perspectivas se consideran, cuáles son los objetivos estratégicos y cuáles sus indicadores, lo cual supone un gran esfuerzo analítico previo. Una vez que esto ha sido resuelto, es posible generar esa estructura en el sistema.

• Creando un nuevo Tablero

Para dar de alta un nuevo tablero de control en el sistema se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción Tablero desde la librería de artefactos. Observar que se abre una nueva vista correspondiente al nuevo tablero, tal como se observa en el cuadro siguiente.

   

    

2. La nueva vista contiene los siguientes paneles:

   Panel izquierdo

   Muestra el árbol de artefactos del tablero. Existe un botón de alta y baja de artefactos

   Panel central

   Muestra el área de análisis, donde se editan y visualizan los datos referidos a cada uno de los artefactos. En el modo Edición, el panel se divide en dos solapas: General y Seguridad. Dentro de la solapa General, se ingresan los datos de identificación del tablero como Nombre, Id., Calendario y una descripción. Dentro de la solapa Seguridad, se define que usuarios o cargos tendrán acceso al tablero.

• Propiedades del tablero

  • General :: contiene información identificatoria como Nombre e Id. 
  • Responsables :: permite la asignación de responsables del tablero global. Estas responsabilidades quedan asociadas a todos aquellos elementos del tablero que no tienen definidos responsables propios.
  • Seguridad ::
    • "Definir permisos detallados de acceso sobre Objetivo e Indicador": de seleccionarlo, activa la posibilidad de restringir el acceso de usuarios a nivel de objetivos e indicadores. Posteriormente será necesario indicar los usuarios y roles correspondientes desde la Seguridad del propio elemento.
    • "Definir permisos globales de acceso": permite indicar los usuarios o roles que tienen acceso al tablero. Para ello: Para ello: 
      • Marcar la opción Definir Permisos Globales de Acceso y observar que aparecen dos áreas en el panel: Usuarios y Roles.
      • Desplegar el menú auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Usuarios RBAC o Roles RBAC, dependiendo de si la habilitación se prefiere hacer por usuario individual o por rol, lo que implica que todos aquellos usuarios que tengan asociado ese rol tendrán habilitada la navegación en el tablero.
      • Arrastrar y soltar el usuario correspondiente desde el listado de Usuarios RBAC hacia el área Usuarios o el rol correspondiente desde el listado de Roles RBAC hacia el área de Roles.
      • 
      • Seleccionar Aplicar para guardar los cambios realizados.
  • Recálculo Automático: permite activar y configurar la frecuencia para el cálculo automático del tablero.
  • Snapshot Automático: permite activar y configurar la frecuencia de generación de snapshots del tablero.
  • Gráfica: permite configurar la gráfica por defecto de los indicadores del tablero. El editor está disponible tanto a nivel global, como en éste caso, como a nivel de cada indicador particular.
    
    

• Generando la estructura del tablero

Para generar la estructura del tablero, posicionarse sobre el elemento padre del árbol ubicado en el panel de la izquierda y comenzar generando los primeros artefactos, seleccionando la opción que corresponda a partir del botón de alta de artefactos. Generalmente se darán de alta en primer lugar las Perspectivas o Grupos, dentro de cada una de ellas sus correspondientes objetivos y luego los indicadores asociados a cada uno de estos objetivos, de manera que finalmente la estructura terminará siendo del tipo de la mostrada en el ejemplo siguiente.

A continuación se analizarán las características de cada uno de éstos artefactos.

• Perspectivas

Los objetivos que han sido definidos como parte de la estrategia de la organización pueden estar agrupados en secciones que representan una clasificación de los mismos según algún criterio. En el caso de la implementación de un Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), las secciones representan cada una de las cuatro perspectivas o puntos de vista desde los cuales pueden ser analizados los distintos temas estratégicos:

• Financiera
• Clientes
• Procesos internos
• Aprendizaje y desarrollo

Una perspectiva intenta agrupar una serie de objetivos estratégicos que son concebidos de acuerdo a las necesidades de aquellas personas vinculadas al área y desde su propia perspectiva.

Para dar de alta una nueva perspectiva, posicionarse sobre el elemento padre del árbol ubicado en el panel de la izquierda y seleccionar la opción Perspectiva a partir del botón de alta de artefactos. Observar que surge un nuevo elemento en el árbol correspondiente a la Nueva Perspectiva y se abre el modo edición de la misma en el panel central de análisis.

La información referida a la perspectiva se ingresa en el sistema a partir de las siguientes cinco pestañas:

• Objetivos

Ir a la página Metadata de Objetivos

• Indicadores

Ir a la página Metadata de Indicadores

• Mapas de estrategia

El mapa de estrategia de una organización permite comunicar en forma gráfica la estrategia corporativa establecida para cumplir con la misión y visión de la empresa, mostrando la interacción entre los distintos objetivos a través de las relaciones causa-efecto que existen entre ellos. En el caso del CMI, el mapa de estrategia constituye una de las herramientas fundamentales para el análisis de los resultados obtenidos de acuerdo a la estrategia delineada y la posterior toma de decisiones.

En función de la metodología empleada para definir el tablero y de las necesidades de análisis, el sistema permite generar varios mapas por tablero. Los mapas pueden ser generados dentro de la carpeta llamada Mapas, que surje por defecto al crear el tablero.

Para generar un nuevo mapa es necesario seguir los siguientes pasos.

1. Posicionarse sobre la carpeta Mapas y seleccionar la opción Nuevo Mapa de la lista de alta de artefactos.
2. Desplegar el menú de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace.
3. Arrastrar y soltar en el área central del panel, donde será definido el mapa, todos aquellos elementos del tablero que formarán parte del mapa. Es posible reubicarlos arrastrando hasta el lugar deseado.
4. Para el caso de las perspectivas, considerar que es necesario soltar el elemento sobre el extremo izquierdo del mapa. Una vez posicionado el mouse en el área permitida, se verá una marca para indicar que se trata del lugar correcto.
5. Dentro del menu de la derecha, seleccionar el boton Editor y observar que se despliegan una serie de herramientas de edición que pueden ser usadas para dar formato al mapa y definir las relaciones entre los elementos.
6. Aplicar para guardar cambios

A continuación se muestra un mapa de estrategia clásico usando la metodología CMI y tal como se visualiza en Metadata.

• Smart views

Constituyen herramientas de análisis que permiten analizar uno de lo elementos del tablero a partir de la situación de cada uno de los elementos que lo afectan, implica ir hacia delante o atrás en la cadena de dependencias tantos niveles cuanto sea necesario en forma de árbol. Por ejemplo, si se define a solo un nivel y para las dependencias (en lugar de contribuciones) entonces el Smart View muestra el elemento raíz y todas sus dependencias directas, esto es todos aquellos elementos que lo afectan. Si se definen dos niveles entonces el Smart View muestra el elemento, todos aquellos que lo afectan directamente y todos aquellos que afectan a éstos últimos. Y así sucesivamente.

Para generar un nuevo smart view es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Posicionarse sobre la carpeta Smart Views y seleccionar la opción Nuevo Smart View de la lista de alta de artefactos.
2. Posicionado sobre el nuevo smart view, cargar su Nombre e Id. y seleccionar su Tipo (dependencia o contribuciones)
3. Seleccionar el tablero donde se encuentra el elemento correspondiente
4. Seleccionar el parámetro, esto es, el elemento raíz
5. Indicar la cantidad de niveles a considerar
6. Aplicar para guardar cambio