7. Alertas

Las alertas de O3 BP&A permiten enviar notificaciones acerca de los diferentes eventos del sistema a las personas involucradas por diferentes vías: email o sms. Cada usuario debe asegurarse de configurar sus alertas, definir los distintos eventos sobre los cuales quiere estar informado y de qué forma recibir los mensajes. Para que un usuario pueda recibir los mensajes en ejecución, debe tener responsabilidades sobre alguno de los elementos del tablero en cuestión, ya sea de Seguimiento, Disponibilidad, Realización etc. Dichas responsabilidades se asignan en la creación o edición de cada Tablero desde Metadata. Se puede asignar responsabilidades sobre la Perspectiva, Objetivo e Indicadores, dependiendo del cargo de la persona dentro de la Organización (ver el apartado Asignando Responsabilidades de la sección 2.3.3.1 General)

7.1. Configurando Alertas

En el ejemplo del Cuadro 7.1. se puede observar que la persona Heber Santos tiene asignada un tipo de responsabilidad específica en relación a un indicador:

Una vez que el usuario tiene asociadas las distintas responsabilidades sobre los diferentes elementos de el o los Tableros en los que trabaje, los mismos se publican y a partir de ese momento el usuario está en condiciones de realizar las configuraciones de alertas correspondiente.

Para ello, ingresar al componente Alertas del menú principal. Una vez que se accede al Panel de Alertas, es posible definir distintos tipos, entre los cuales se destacan "Panel de Alertas", "SMS Insatantáneo", "Email Instantáneo", etc. Cada uno con distintas opciones de periodicidad del aviso. Luego que se decide que tipo de Alerta se pretende configurar, es necesario seleccionarla y editarla presionando el botón de edición ("lapiz").

Se presentará un ejemplo: "Panel de Alertas", ya que el resto presenta configuraciones y vistas similares, exceptuando el caso de alertas por email, ya que éstas se configuran en dicho panel pero se muestran en la casilla de correo que tenga definida el usuario dentro de la    aplicación.

7.2. Panel de Alertas

Este tipo de Alertas se presentan a nivel de la aplicación. Esto significa que cada mensaje relacionado a los distintos eventos a notificar (los cuales serán configurados por el usuario), se presentaran dentro del Panel de Alertas y dentro de Tableros. En el cuadro 7.2. se muestran ambos lugares de presentación:

Para configurar los tipos de Alerta que se desean informar, se debe acceder al Panel de Alertas y marcar cuál/es interesa/n y guardar. A su vez se pueden definir filtros auxiliares sobre las categorías seleccionadas, los cuales restringen aún más, el tipo de aviso que se quiere mostrar para cada notificación.

Cada una de las categorías a seleccionar condicionan los tipos de filtros auxiliares que se puede definir.

Por ejemplo, si se selecciona cualquier categoría excepto "Aviso de cálculo parcial" o "Cálculo finalizado", se ve que el filtro auxiliar que se puede definir es "Tipo de Evento". Si se expande el mismo, se ve que se tienen distintos tipos de evento a informar, Error, Warning, etc.

Luego, si se selecciona una de las otras dos opciones, se ve que se despliegan opciones de filtro como ser Cambios en la banda, tendencia o estado. A su vez, estas opciones de filtro pueden considerar especificamente las opciones de cambio que interese, por ejemplo, si el cambio de estado que sufrió fue a rojo, o si el cambio de banda fue positivo o no. Todas estas opciones se pueden verificar desplegando cada una de las opciones y seleccionando el ícono asociado a cada filtro auxiliar. Esta idea se ejemplifica en el cuadro

A continuación se ve la imagen con las distintas categorías (chekbox superiores) y los filtros auxiliares correspondientes, tal como se observa en el Cuadro 7.3.

• El combo Aplicar todos o algunosse despliega luego de las categorias, refiere a si se quiere aplicar Todos o algunos de los filtros auxiliares que se definen debajo. Si la condición será: avisa si sucede esto "y" esto otro o avisa si sucede esto "o" esto otro.
• Se pueden generar mas de un filtro auxiliar y esto se raliza con la opción de "+".
• Dado que cada categoría tiene relación con los filtros auxiliares que se pueden desplegar a partir de la opción que configuremos (se explicó en los primeros puntos), se debe tener cuidado cuando se elimina la selección de alguna categoría que ya estaba definida, ya que si la misma tenía un filtro auxiliar asociado, interesa que se borre dicho filtro auxiliar o en realidad nos damos cuenta que queremos mantener dicha notificación. Esto es debidamente respetado y la aplicación le avisa al usuario cuando ocurre algo de esta índole. Ej, a continuación se adjunta una pantalla donde se había registrado una configuración que contiene determinadas categorías y filtros auxiliares especificados y el usuario resuelve eliminar una de las categorías (avíso de cálculo parcial), afectando el filtro auxiliar que le correspondía (tendencia neutra y mejora de banda). Inmediatamente de que el usuario desmarca dicha opción, le aparecen al costado de los filtros auxiliares una cruz roja identificando el error. Luego si el usuario intenta guardar dicha configuración sin arreglar lo antes mencionado, la aplicación muestra un mensaje donde debe decidir si se vuelve a lo que tenía definido antes o si continúa y se pierden los filtros auxiliares erroneos, es decisión del usuario.

Tipo de alertas (definirlas)

7.3. Alertas según tipo de responsabilidad

Una persona puede estar asociada a una o más responsabilidades en distintos elementos del tablero, tanto directamente como a travéz del cargo que ocupa. Esto se define en la solapa general de la metadata del elemento. Existe una relación entre el tipo de responsabilidad asociada y el tipo de alerta que la persona recibe, por la cual dependiendo de la responsabilidad que se tenga es el tipo de alerta que se envia. Esta relación se muestra en el siguiente cuadro:

La relación anterior se cumple para cualquiera de los elementos del tablero, se trate de perspectivas, objetivos o indicadores. La diferencia radica en que los elementos tienen distintos tipos de responsabilidades asociadas y por ende distintos tipos de alertas, esto es, tanto la perspectiva como el objetivo tienen algunas de las responsabildiades antes descritas, mientras que el indicador contempla todas.

Es necesario considerar que solo se permite asociar una persona o cargo por responsabilidad. Luego, si dos personas comparten el mismo cargo dentro de la unidad de negocio, entonces recibirán el mismo tipo de alertas.

Para el cambio de banda no importa la responsabildiad que le asignes, ya que dicha alerta llega independiente del tipo de responsabildiad que le asignaste.

Para el caso de las iniciativas, existen personas responsables y participantes. Cada cambio de estado de una inciativa, comentario agregado, edición de los datos etc., enviará una notificación a las personas asociadas como participantes.

Si configuramos una notificación que implique Error por falta de datos o Aviso por falta de datos, las mismas se evaluarán cuando el indicador en cuestión se calcule teniendo en cuenta la frecuencia, calendario asociado, desplazamiento de fechas ingresado y la fecha actual como día del cálculo. Esto implica que si le asociamos Cálculo recomendado (desplazamiento de fechas en metadata de un indicador) 10 días, si el cálculo se está realizando10 días o más tarde de la fecha de cierre y faltan ingresar datos en dicho período, el mensaje a notificar será Error por falta de datos, mientras que si faltan datos para los días entre la fecha de cierre y los 10 días de recomendado, entonces enviará una notificación de Aviso por falta de datos. Si se estableció cálculo final en el desplazamiento, entonces es la misma idea solo que notificará Error o Aviso por falta de datos dependiendo si la fecha actual de cálculo se encuentra comprometida con la fehca final de cálculo.

Las alertas de iniciativas se notificarán sobre el panel reducido de alertas, desde el panel de Alertas propiamente dicho, por mail o sms