V. ACCIONES

• Conceptos generales

Las Acciones de O3BP&A son las herramientas usadas para gestionar las iniciativas desarrolladas en el marco de la planificación y posterior ejecución de la estrategia de la organización. Las Acciones constituyen cursos o líneas de acción definidas para un período de tiempo determinado, que implican la ejecución de una serie de actividades que resultan en el logro de hitos. La ejecución en tiempo y forma de estas actividades permitiría el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

Las Acciones tienen las siguientes características:

• Son definidas en el marco de la estrategia y por tanto se entiende que afectan el cumplimiento de Objetivos o Indicadores
• Pueden ser de distinto tipo (acciones estratégicas, acciones reactivas, etc.)
• Su cumplimiento es responsabilidad de determinadas personas integrantes o cargos
• Se espera sean ejecutadas a lo largo de un período de tiempo durante el cual toma diferentes estados
• Su ejecución implica el logro de una serie de Hitos, cada uno de los cuales tiene una fecha de fin y responsables
• Su avance y los resultados obtenidos de su implementación pueden ser monitoreados por indicadores
  
  

• Entorno de Acciones

Existen dos alternativas para la generación de acciones y cada una de ellas tiene diferentes implicancias para el usuario:

Acciones creadas en entorno de ejecución

Las acciones creadas en entorno de ejecución son todas aquellas que se generan por un usuario final dentro de un tablero o plan a nivel del componente Tableros o del componente Planes, asi como también todas aquellas Tareas generadas desde el componente Acciones. Tienen la ventaja de quedar inmediatamente disponibles para su edición y visualización por los usuarios responsables que corresponda.

Acciones creadas en entorno de metadata

Las acciones creadas en entorno de metadata son todas aquellas que se generan por un usuario diseñador dentro de un tablero o plan a nivel del componente Metadata. Si bien la estructura y funcionamiento es igual, la diferencia con las anteriores es que pasan por un proceso de publicación antes de quedar disponibles para su uso por los usuarios finales asignados como responsables. Son útiles en los casos en los que la planificación de las actividades se realiza con un tiempo de anticipación y se prefiere disponer de una versión en estado pendiente de publicación hasta tanto se apruebe y se lance a ejecución.

• Tipos de Acciones

Las acciones pueden ser clasificadas en distintos tipos según las necesidades y la terminología usada en cada organización. Esta posibilidad agrega un atributo más a la Acción pero no cambia de ninguna manera su alcance o su funcionamiento. Todas las acciones, independientemente del tipo que sean, tienen las mismas características, pasan por los mismos estados, también implican el logro de hitos y se miden por los mismos indicadores.

Los diferentes tipos a asignar se definen previamente por un usuario diseñador en el componente Metadata. Luego al dar de alta la acción existe un campo con una lista desplegable donde se asigna el tipo que corresponda.

• Alta de Acciones en entorno de ejecución

 Para dar de alta una nueva tarea es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Ubicarse sobre el objetivo o sobre indicador del Tablero o Plan que corresponda. Se asume que la ejecución de la acción contribuye al logro del objetivo o a lograr un valor aceptable del indicador
2. Desplegar el panel de Acciones de Negocio ubicado en la parte inferior de la ventana
3. Seleccionar el botón de alta de una nueva acción y observar que se abre la vista edición.
4. Cargar la información requerida
   
   

General de la acción

• Tipo: corresponde al tipo de acción, según la tipología y los criterios definidos previamente
• Título: nombre de la acción
• Descripción: texto explicativo del alcance y los aspectos principales
• Responsables: uno o varios responsables de realización y/o seguimiento. La lista de personas y cargos responsables está disponible para su consulta desplegando el panel de la derecha.
• Afecta principalmente a: objetivo o indicador que la acción ayuda a implementar o impulsar. Viene sugerida por defecto en función del elemento abierto al momento de dar de alta.
• Inicio previsto: fecha en que se prevé la acción comience a ser ejecutada
• Final Previsto: fecha en que se prevé la acción finaliza
• Hitos: panel desde donde se dan de alta nuevos hitos:

• Indicadores: panel desde donde se dan de alta los indicadores de la acción. Existen dos indicadores posibles por acción:
  • Indicador de Performance: es el indicador más importante y mide el grado de avance en la ejecución de las acciones que se mandata
  • Indicador de Resultado: identifica una forma de medir el resultado esperado de la acción y complementa el análisis incorporando una métrica sobre el impacto esperado y el impacto logrado.
    Ambos indicadores son opcionales, se definen de la misma forma que el resto, pueden tomar información de una fuente o pueden ser cargados manualmente y luego de un proceso de cálculo toman un estado representado por los colores del semáforo.
    
    

Responsables de acciones

Los responsables de las acciones son aquellas personas o cargos directa o indirectamente involucrados en su ejecución o monitoreo. El sistema sugiere distintos tipos de responsables, cada uno de los cuales tiene asociado un papel a cumplir a lo largo del desarrollo de la acción o de los hitos.

A continuación se listan los tipos de responsables:

• Realización: persona encargada de ejecutar la actividad y responsable último de que se realice en tiempo y forma
• Seguimiento: persona  interesada en monitorear el desarrollo de la actividad y su efectiva realización
• Soporte: persona que trabaja o brinda apoyo para lograr la acción
• Consultado: persona de referencia para consultar en caso de dificultades o cambios en la planificación de la actividad
• Informado: persona que necesita ser informada del avance en la actividad
• Verificador: persona que verifica el desarrollo de la actividad y el alcance de los resultados
• Signatario: persona encargada de la aprobación final. Es quien determina el alcance de la acción y los resultados deseados a partir de su ejecución
  
  

En general, solo los usuarios asignados como responsables tienen acceso a la visualización de la acción, permaneciendo oculta para aquellos usuarios que no integran el equipo. Luego, el tipo de responsabilidad determina los permisos de acceso y edición del usuario correspondiente, así como las alertas a recibir.

Se resumen a continuación los criterios:

• Los responsables de Realización y Seguimiento tienen permisos para visualizar, editar y cambiar estados a lo largo de todo el ciclo de vida de la acción, tanto previo como posterior al estado “Ejecución”.
• Los responsables de Soporte, Consultado, Informado, Verificador y Signatario, solo comienzan a ver las acciones una vez que pasan al estado “Ejecución”.
• El usuario que da de alta la acción puede tanto visualizar, como editar y cambiar de estados a lo largo de todo el ciclo de vida de la acción.

Relaciones de la acción

Las relaciones de la acción indican aquellos elementos del tablero - objetivos o indicadores - que se ven impulsados por su ejecución. Por defecto, la acción afecta principalmente al objetivo o indicador desde el cual ha sido creada. Pero esta relación es meramente informativa, no existe una dependencia a nivel de estados o avances.

Toda acción es propuesta con el fin de impactar de forma indirecta sobre un objetivo o sobre un indicador, pero esta relación no implica una afectación sobre el estado de cumplimiento (color del semáforo) del objetivo o indicador. Esto es, se asume que la ejecución de la acción ayuda a lograr los resultados deseados, aunque su estado o avance no determinan el estado del objetivo o indicador afectado. Aquel analista que determine las acciones a llevar adelante, habrá considerado previamente que éstas son los medios adecuados para lograr los fines y objetivos deseados.

Referencias de la acción

Las referencias de la acción están formadas por etiquetas y enlaces de utilidad.

Las etiquetas son tags usados como palabras clave o términos asociados a la acción, y que son considerados a la hora de la búsqueda de la acción.

Los enlaces son links hacia páginas web de interés o acceso a vistas de O3 útiles para el análisis. Al dar de alta un enlace, usando el botón “Agregar Enlace”, es necesario ingresar el nombre, el tipo (URL o Vista), la URL de acceso y una breve descripción.

• Estados y ciclos de vida de acciones

Las acciones de negocio tienen un horizonte temporal a lo largo del cual pasan por diversos estados, desde que se encuentran planificadas, hasta que se ejecutan y se finalizan.

Son los usuarios responsables de Realización y Seguimiento quienes cambian manualmente el estado de las acciones, siempre que corresponda. Esto es así tanto cuando se trata de una acción de negocio como cuando se trata de un hito.

El ciclo de estados funciona de acuerdo a la siguiente lógica:

Los estados y su definición son los siguientes:

• Planificación: estado inicial que implica que se ha creado pero todavía se está en etapa de definición. Al estar en estado planificación, solo los responsables de realización y seguimiento tienen acceso.
• Lista: indica que la acción se encuentra lista y a la espera de ponerse en ejecución.
• Ejecución: indica que la acción está siendo ejecutada y que las actividades asociadas han dado inicio.
• Evaluación: indica que la acción ha finalizado su ejecución y se están evaluando los resultados obtenidos por parte del Verificador y el Firmante.
• Suspendida: indica que la acción ha sido suspendida luego de que comenzara su ejecución, con la posibilidad de volver a Ejecución cuando se considere conveniente.
• Finalizada: indica que se ha cerrado el desarrollo de la acción. Es un estado final.
• Cancelada: la acción se cancela en cualquier momento del ciclo. Es un estado final.

Finalmente, las acciones que se encuentren en estados Suspendida, Finalizada y Cancelada son factibles de ser Archivadas.

• Avance de las acciones mediante hitos

El sistema calcula los colores del semáforo de las acciones e hitos para representar su grado de avance o cumplimiento. El criterio de cálculo difiere según que la acción tenga hitos y/o indicadores o ninguno de los anteriores.

Los criterios se resumen a continuación:

•  Acciones: si existen hitos asociados, su avance se calcula en función del avance de los Hitos; si no existen hitos pero si indicadores asociados, su avance se calcula tomando el estado del indicador de Performance; si no existen ni hitos ni indicadores, su avance se calcula en función de la fecha actual en comparación con el estado.
•   Hitos: su avance se calcula en función de la fecha prevista y la fecha actual, y de acuerdo al estado.

Colorimetría en caso de existencia de hitos

En los casos en que una acción tiene asociados una serie de hitos a cumplir, el color de ésta depende del color de aquellos. Los hitos se colorean automáticamente luego de comparar las fechas previstas y el estado en el que se encuentre la acción:

• Si la fecha de inicio (fin) prevista es posterior a la actual, y la acción no ha sido puesta en ejecución (finalizada), entonces el hito estará en gris
• Si la fecha de inicio (fin) prevista es anterior a la actual – o sea estamos retrasados -, y la acción no ha sido puesta en ejecución (finalizada), entonces el hito estará en rojo
• Una vez que el hito finaliza pasa a estar en verde, independientemente de la fecha

A continuación se listan los colores que pueden adoptar los hitos y las condiciones que los definen:

Colorimetría en caso de no existencia de hitos pero si de indicadores

En los casos en que una acción no tiene hitos asociados pero si tiene indicadores, el indicador de performance es el que se prioriza para definir la colorimetría. La acción se colorea automáticamente con el mismo estado del indicador. En caso de no existir el indicador de performance pero si el de resultados, entonces se toma éste.

Colorimetría en caso de no existencia de hitos o indicadores

En los casos en que una acción no tiene ni hitos ni indicadores, las acciones se colorean usando el mismo criterio al usando en el caso de los hitos, esto es, en función de la fecha prevista y la actual.

COMPONENTE ACCIONES

El componente acciones de O3BP&A permite personalizar la planificación y seguimiento de las distintas actividades llevadas adelante, mediante la visualización de listados de acciones por usuario.

• Espacio de trabajo

1. Ubicación actual:  indica que nos encontramos en el componente Acciones y visualizando el filtro “Consulta libre”
2. Barra de Menú: la barra de menú está compuesta por las siguientes opciones:

• • Colapsar/Expandir: oculta o expande el panel de filtros de la izquierda
  • Calcular:
  • Salvar: guarda las condiciones de filtro definidas, actualizando el mismo filtro que está siendo consultado
  • Salvar como: guarda las condiciones de filtro definidas como un filtro nuevo, por lo cual requiere asignar un nombre y demás información
    
    
  • Nueva Tarea: da de alta una nueva acción de tipo Tarea

3. Panel de Filtros: el panel de filtros contiene las siguientes opciones:

• • • Lista de filtros: el panel despliega el listado de filtros existentes y disponibles para uso por parte del usuario. Haciendo click sobre cada uno, la información se activa en el panel central.
    • Privado / Protegido / Público: opciones que permiten visualizar los filtros que han sido creados por el propio usuario para su uso personal, los que han sido creados para un conjunto definidos de usuarios y roles; y los que han quedado públicos.
    • Agregar / Borrar: botones que dan de alta filtros nuevos o de baja filtros existentes.
      
    • Por defecto: botón para establecer un filtro como por defecto. Para ello es necesario estar posicionado sobre el filtro correspondiente y luego seleccionar el botón

4. Condiciones de filtros: espacio para definir las condiciones a aplicar por el filtro de acciones. Más adelante se explica los criterios a usar.

5. Listado de acciones: listado que devuelve las acciones correspondientes al filtro seleccionado.

• Acciones y Tareas

Además de las acciones definidas previamente, es posible definir un segundo grupo de cursos de acción que comparten similares características. Son las Tareas.

Las tareas se diferencian por lo siguiente:

• Son generadas como actividades de soporte y no directamente asociadas a la estrategia, por tanto su definición y gestión se realiza por fuera de un tablero de control específico, desde el componente Acciones
• Tienen responsables, un período durante el cual toma diferentes estados y por tanto una fecha de inicio y fin, así como también indicadores de avance y resultados
• Su ejecución implica el desarrollo de una serie de Subtareas, cada una de las cuales también tiene una fecha inicio - fin y responsables

Alta de tareas

Para dar de alta una nueva tarea es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al módulo Acciones
2. Seleccionar el botón de alta de una nueva tarea
   
   
3. Cargar la información requerida de la tarea. Observar que los campos disponibles en el formulario son los mismos que los disponibles en el formulario de las Acciones.
4. Cargar las Subtareas asociadas, indicando la fecha de inicio y fin previsto, los responsables y demás información ampliatoria.
5. En caso de existir, es posible definir los indicadores de performance y resultados para su cálculo posterior

Ciclo de vida de tareas

Las tareas y subtareas tienen asociados una serie de estados, que coinciden con aquellos de las acciones e hitos respectivamente. Al mismo tiempo, los criterios para los cambios de estado y los cálculos del color de cumplimiento son los mismos que los de aquellos.

Visualización de tareas

Las tareas y subtareas existen dentro del componente Acciones, por tanto para su visualización y gestión es recomendable que cada usuario defina su propio listado a partir del filtro correspondiente. El listado de acciones puede tomar un filtro en el cual se haya seleccionado el tipo “Tarea”, sobre éste tema se profundiza en la sección siguiente.

• Definiendo filtros de acciones y tareas

Cada usuario puede definir listados de acciones o tareas de acuerdo a sus necesidades de información usando filtros. Los filtros restringen las acciones que se despliegan en pantalla a las características allí especificadas. Los filtros pueden ser creados por cualquier usuario para su uso privado o es posible compartirlos con todos o con algunos de los usuarios o roles.

Alta de filtros

Para dar de alta un nuevo filtro es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar al módulo Acciones
2. Seleccionar el botón de alta de nuevo filtro
3. En el Modo Edición del filtro ingresar los datos generales: Título, Nombre, Descripción y Permisos que correspondan:
4. En el modo Visualización del filtro indicar la especificación a considerar haciendo click en el botón “Mostrar filtros”:
   1. Indicar el criterio de aplicación de las condiciones que forman el filtro:
      1. Todos: implica que devuelve las acciones que cumplen con todas las condiciones definidas en el filtro al mismo tiempo.
      2. Algunos: implica que devuelve las acciones que cumplen al menos con alguna de las acciones definidas en el filtro, sin necesidad de cumplir con todas.
   2. Indicar las condiciones que forman el filtro: observar que se ofrece un listado de opciones posibles, cada una de las cuales tiene asociada una condición a especificar.
      
      
5. Guardar el filtro seleccionando la opción Salvar o Salvar Como del menú

Observar que el nuevo filtro queda disponible en el listado del panel izquierdo de filtros.

Ejemplo: si me interesa disponer de un listado de todas las acciones en las que participo independientemente del tipo de responsabilidad, y a su vez que se encuentren en ejecución o al menos no finalizadas, entonces el filtro debería ser definido de la siguiente manera:

• Criterio de aplicación de las condiciones: “Todos”
• Condiciones
  • Rol:
    • Como Persona buscar y seleccionar mi usuario
    • Como responsabilidad buscar y seleccionar “Cualquiera”
  • Estado:
    
    • Seleccionar todos los estados diferentes a “Suspendida”, “Finalizada” y “Cancelada”
      
      
  

Compartir filtros

Existen dos posibles opciones para compartir filtros con otros usuarios:

• Filtro Público: se comparte con todos los usuarios del sistema
• Filtro Protegido: se comparte con un listado concreto de usuarios o roles.

Para definir quienes tienen acceso al filtro protegido, marcar el campo “Protegido (detallado)” dentro del Modo Edición del mismo filtro y observar que en la parte inferior del panel se abren las columnas “Usuarios” y “Roles”. Luego abrir el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de la opción “Usuarios RBAC” o “Roles RBAC” buscar y arrastrar los usuarios y roles correspondientes al área marcada. Finalmente, salvar los cambios realizados.

Para usar un filtro que ha sido definido y compartido por otro usuario, buscar el filtro según el título  que corresponda en el listado de filtros del panel de la izquierda. Observar que en el listado existen tres campos marcados por defecto:

• Privado: despliega los filtros creados por el usuario logueado y que no han sido compartidos con otros usuarios o roles
• Protegido: despliega los filtros creados como protegidos por el usuario logueado o por cualquier otro usuario que le haya dado acceso
• Público: despliega los filtros creados como públicos por el usuario logueado o por cualquier otro usuario

Observar que solo es posible dar de baja filtros que hayan sido creados por el propio usuario, no está permitido dar de baja filtros que hayan sido creados por otros usuarios y compartidos con el usuario logueado (tanto protegidos como públicos).

Filtro por defecto

Es posible definir aquel filtro que más interese al usuario como por defecto al ingresar al componente Acciones. Para ello, buscar el filtro en el listado de filtros del panel izquierdo y seleccionar la opción “Por defecto”. Observar que en el vértice superior derecho del box correspondiente, ahora figura una marca en forma de bandera. Para cambiar, solo marcar el nuevo filtro y seleccionar nuevamente “Por defecto”.