Generando Iniciativas en V.1 y V.2

Generando iniciativas

El establecimiento de objetivos estratégicos debe ir acompañado por un plan de acción, ya que para mejorar la situación actual y lograr determinado objetivo en un determinado plazo, es necesario la aplicación de acciones de mejora o medidas correctoras de desviaciones detectadas en los períodos anteriores. O3BP&A permite la generación de Iniciativas, cada una de las cuales constituye una acción a desarrollar como medio para el logro de un objetivo. 

Visualización del panel iniciativas

El panel de Iniciativas contiene un listado con las Iniciativas asociadas a un elemento determinado dentro del Tablero, ya sea un Objetivo o un Indicador. Es posible visualizarlo dentro del componente Tableros en las vistas de Perspectivas, Objetivos e Indicadores. En el primer caso, la grilla muestra todas aquellas asociadas a los Objetivos e Indicadores que conforman la Perspectiva. No es posible dar de alta Iniciativas directamente asociadas a una Perspectiva, pero si es posible visualizar, editar o cambiar el estado de las ya existentes. En el segundo caso, el listado de Iniciativas agrupa a todas aquellas asociadas al objetivo en el que se esté posicionado y a los indicadores que lo miden.

Componentes del panel Iniciativas:

1. Estado actual y opción para cambio de estado
2. Nombre
3. Plazo de cumplimiento: Fecha Inicio y Fecha Fin
4. Estado (semáforo) del indicador de Avance y del indicador de Resultado
5. Botón de alta de nueva iniciativa

Alta de nueva iniciativa

Es posible crear una o varias iniciativas asociadas a un objetivo o a un indicador. Para dar de alta una Iniciativa es necesario seguir los siguientes pasos:

1. En el componente Tableros, ingresar a la vista del Indicador o del Objetivo al cual se le asociará la Iniciativa.
2. En el panel de Iniciativas, ubicado abajo a la derecha del panel central, hacer click en el botón “+” para dar de alta una nueva.
3. En la vista de Edición de la iniciativa, cargar los datos requeridos: nombre, objetivo, fecha de inicio y fin prevista. Asignar las personas involucradas en el desarrollo de la iniciativa. Es posible identificar tres tipos de personas involucradas: aquella responsable de determinar o definir la Iniciativa, aquella responsable de realizarla o asegurar su cumplimiento y otros participantes involucrados. Para realizar la asignación seguir los siguientes pasos:
   1. abrir el menú desplegable de la derecha
   2. desplegar la opción Personas
   3. arrastrar y soltar el nombre de la persona asignada al lugar deseado dentro del panel central
4. En caso de ser necesario, definir el o los indicadores que se utilizarán para el monitoreo de la Iniciativa (ver guia Definiendo Indicadores). Es posible generar dos tipos de indicadores.
   1. Indicador de Avance: intenta medir el nivel de avance alcanzado, destacando el esfuerzo de los involucrados por el desarrollo de la o las tareas propuestas.
   2. Indicador de Resultados: intenta medir los resultados que la Iniciativa se ha planteado alcanzar en el correr del tiempo.
5. Hacer click en "Aceptar" para confirmar el alta.

Existen tres vistas de Iniciativas: Estado, Visualización y Edición

Componentes de la vista Estado:

1. Cabezal: visualizar información general de la iniciativa como su nombre, objetivo, estado actual, plazo de cumplimiento, así como también eliminarla haciendo click sobre el botón papelera.
2. Cambio de Estado: cambiar el estado hacia el estado siguiente sugerido para la Iniciativa.
3. Area de gráficas: visualizar el estado y las gráficas de situación y evolución de los indicadores de avance y resultado asociados a la iniciativa, en caso de existir. Usando los botones ubicados en el extremo superior derecho de cada gráfica es posible ver la tabla de datos asociada y cargar datos sobre valor y meta manualmente.

Componentes de la vista Visualización:

1. Cabezal: visualizar información general de la iniciativa como su nombre, objetivo, estado actual y plazo de cumplimiento.
2. Area de responsables: visualizar las personas responsables de la determinación y realización de la iniciativa, asi como el resto de los participantes.
3. Area de indicadores: visualizar información sobre el cálculo de los indicadores de avance y resultados asociados, en caso de existir

Cambios de estado

Luego de generada la Iniciativa, ésta tendrá un ciclo de vida que se extenderá por un plazo que va desde la fecha de inicio hasta la fecha de finalización definida. Durante ese ciclo irá tomando diferentes estados a medida que se cumplan.

El flujo de estados de una iniciativa es:

1. Borrador
2. Iniciada
3. Evaluación
4. Finalizada

Posicionado en cualquiera de los estados, es posible también cambiar el estado a Archivada, Cancelada o Suspendida.

Los pasos a seguir para realizar el cambio de estado son los siguientes:

1. En el componente Tableros, ingresar a la vista de la Perspectiva, del Indicador o del Objetivo al cual está asociada la Iniciativa
2. En la visualización del panel Iniciativas, hacer click sobre la opción de cambio de estado (botón ">") de la iniciativa correspondiente
3. En la ventana de cambio de estado, seleccionar de la lista desplegable el nuevo estado al cual se pasará e ingresar comentarios en caso de ser necesario
4. Aceptar los cambios

Una forma alternativa de realizar lo anterior es desde la vista Estado de la Iniciativa.

Observar que el historial de estados de la Iniciativa, con la información referida a la fecha, usuario y comentarios del usuario que realizó el cambio o cualquier otro comentario ingresado, se encuentra disponible para su visualización en la grilla del panel Comentarios (panel inferior de la vista de la Iniciativa).

Es posible ingresar un comentario, en cualquier momento del ciclo de vida de la iniciativa. Para ello,

1. En el componente Tableros, ingresar a la vista de la Perspectiva, del Indicador o del Objetivo al cual está asociada la Iniciativa
2. En la vista Estado de la Iniciativa, desplegar el panel Comentarios (panel inferior de la vista) y hacer click sobre el botón "+".
3. Ingresar los comentarios
4. Enviar para guardar la información