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Válido para versiones 3.x en adelante de O3BP&A.Si usted dispone de una versión previa, favor referirse a la sección "Generando Iniciativas en O3BP&A" |
Las Acciones de O3BP&A son las herramientas usadas para gestionar las iniciativas desarrolladas en el marco de la planificación y posterior ejecución de la estrategia de la organización. Las Acciones constituyen cursos o líneas de acción definidas para un período de tiempo determinado, que implican la ejecución de una serie de actividades que resultan en el logro de hitos. La ejecución en tiempo y forma de estas actividades permitiría el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Las Acciones tienen las siguientes características:
Existen dos alternativas para la generación de acciones y cada una de ellas tiene diferentes implicancias para el usuario:
Las acciones creadas en entorno de ejecución son todas aquellas que se generan por un usuario final dentro de un tablero o plan a nivel del componente Tableros o del componente Planes, asi como también todas aquellas Tareas generadas desde el componente Acciones. Tienen la ventaja de quedar inmediatamente disponibles para su edición y visualización por los usuarios responsables que corresponda.
Las acciones creadas en entorno de metadata son todas aquellas que se generan por un usuario diseñador dentro de un tablero o plan a nivel del componente Metadata. Si bien la estructura y funcionamiento es igual, la diferencia con las anteriores es que pasan por un proceso de publicación antes de quedar disponibles para su uso por los usuarios finales asignados como responsables. Son útiles en los casos en los que la planificación de las actividades se realiza con un tiempo de anticipación y se prefiere disponer de una versión en estado pendiente de publicación hasta tanto se apruebe y se lance a ejecución.
Las acciones pueden ser clasificadas en distintos tipos según las necesidades y la terminología usada en cada organización. Esta posibilidad agrega un atributo más a la Acción pero no cambia de ninguna manera su alcance o su funcionamiento. Todas las acciones, independientemente del tipo que sean, tienen las mismas características, pasan por los mismos estados, también implican el logro de hitos y se miden por los mismos indicadores.
Los diferentes tipos a asignar se definen previamente por un usuario diseñador en el componente Metadata. Luego al dar de alta la acción existe un campo con una lista desplegable donde se asigna el tipo que corresponda.
Para dar de alta una nueva tarea es necesario seguir los siguientes pasos:
Los responsables de las acciones son aquellas personas o cargos directa o indirectamente involucrados en su ejecución o monitoreo. El sistema sugiere distintos tipos de responsables, cada uno de los cuales tiene asociado un papel a cumplir a lo largo del desarrollo de la acción o de los hitos.
A continuación se listan los tipos de responsables:
En general, solo los usuarios asignados como responsables tienen acceso a la visualización de la acción, permaneciendo oculta para aquellos usuarios que no integran el equipo. Luego, el tipo de responsabilidad determina los permisos de acceso y edición del usuario correspondiente, así como las alertas a recibir.
Se resumen a continuación los criterios:
Las relaciones de la acción indican aquellos elementos del tablero - objetivos o indicadores - que se ven impulsados por su ejecución. Por defecto, la acción afecta principalmente al objetivo o indicador desde el cual ha sido creada. Pero esta relación es meramente informativa, no existe una dependencia a nivel de estados o avances.
Toda acción es propuesta con el fin de impactar de forma indirecta sobre un objetivo o sobre un indicador, pero esta relación no implica una afectación sobre el estado de cumplimiento (color del semáforo) del objetivo o indicador. Esto es, se asume que la ejecución de la acción ayuda a lograr los resultados deseados, aunque su estado o avance no determinan el estado del objetivo o indicador afectado. Aquel analista que determine las acciones a llevar adelante, habrá considerado previamente que éstas son los medios adecuados para lograr los fines y objetivos deseados.
El estado de las acciones NO determina el estado de los objetivos o indicadores con los que se relaciona. El estado de los objetivos es función de sus indicadores y el estado de indicadores es función de la relación entre los valores y metas previstas. |
Las referencias de la acción están formadas por etiquetas y enlaces de utilidad.
Las etiquetas son tags usados como palabras clave o términos asociados a la acción, y que son considerados a la hora de la búsqueda de la acción.
Los enlaces son links hacia páginas web de interés o acceso a vistas de O3 útiles para el análisis. Al dar de alta un enlace, usando el botón “Agregar Enlace”, es necesario ingresar el nombre, el tipo (URL o Vista), la URL de acceso y una breve descripción.
Las acciones de negocio tienen un horizonte temporal a lo largo del cual pasan por diversos estados, desde que se encuentran planificadas, hasta que se ejecutan y se finalizan.
Son los usuarios responsables de Realización y Seguimiento quienes cambian manualmente el estado de las acciones, siempre que corresponda. Esto es así tanto cuando se trata de una acción de negocio como cuando se trata de un hito.
El ciclo de estados funciona de acuerdo a la siguiente lógica:
Los estados y su definición son los siguientes:
Finalmente, las acciones que se encuentren en estados Suspendida, Finalizada y Cancelada son factibles de ser Archivadas.
El sistema calcula los colores del semáforo de las acciones e hitos para representar su grado de avance o cumplimiento. El criterio de cálculo difiere según que la acción tenga hitos y/o indicadores o ninguno de los anteriores.
Los criterios se resumen a continuación:
En los casos en que una acción tiene asociados una serie de hitos a cumplir, el color de ésta depende del color de aquellos. Los hitos se colorean automáticamente luego de comparar las fechas previstas y el estado en el que se encuentre la acción:
A continuación se listan los colores que pueden adoptar los hitos y las condiciones que los definen:
| Estado | Color | |
|---|---|---|
| Suspendida | Se suspende, luego puede ser cancelada o volver a Ejecución o Cumplida. | Gris |
| Planificación | Previo a inicio previsto | Gris |
| Planificación | Pasado el inicio previsto | Amarillo |
| Lista | Previo a inicio previsto | Verde |
| Lista | Pasado inicio previsto | Rojo |
| Evaluación | Dentro del período previsto | Verde |
| Evaluación | Pasado el fin previsto | Rojo |
| Ejecución | Dentro del período previsto | Verde |
| Ejecución | Pasado el fin previsto | Rojo |
| Cumplida | Se completó. | Verde |
| Cancelada | Se cancela, no se va a continuar. | Gris |
En los casos en que una acción no tiene hitos asociados pero si tiene indicadores, el indicador de performance es el que se prioriza para definir la colorimetría. La acción se colorea automáticamente con el mismo estado del indicador. En caso de no existir el indicador de performance pero si el de resultados, entonces se toma éste.
En los casos en que una acción no tiene ni hitos ni indicadores, las acciones se colorean usando el mismo criterio al usando en el caso de los hitos, esto es, en función de la fecha prevista y la actual.
El componente acciones de O3BP&A permite personalizar la planificación y seguimiento de las distintas actividades llevadas adelante, mediante la visualización de listados de acciones por usuario.
3. Panel de Filtros: el panel de filtros contiene las siguientes opciones:
4. Condiciones de filtros: espacio para definir las condiciones a aplicar por el filtro de acciones. Más adelante se explica los criterios a usar.
5. Listado de acciones: listado que devuelve las acciones correspondientes al filtro seleccionado.
Además de las acciones definidas previamente, es posible definir un segundo grupo de cursos de acción que comparten similares características. Son las Tareas.
Las tareas se diferencian por lo siguiente:
Para dar de alta una nueva tarea es necesario seguir los siguientes pasos:
Las tareas y subtareas tienen asociados una serie de estados, que coinciden con aquellos de las acciones e hitos respectivamente. Al mismo tiempo, los criterios para los cambios de estado y los cálculos del color de cumplimiento son los mismos que los de aquellos.
Las tareas y subtareas existen dentro del componente Acciones, por tanto para su visualización y gestión es recomendable que cada usuario defina su propio listado a partir del filtro correspondiente. El listado de acciones puede tomar un filtro en el cual se haya seleccionado el tipo “Tarea”, sobre éste tema se profundiza en la sección siguiente.
Cada usuario puede definir listados de acciones o tareas de acuerdo a sus necesidades de información usando filtros. Los filtros restringen las acciones que se despliegan en pantalla a las características allí especificadas. Los filtros pueden ser creados por cualquier usuario para su uso privado o es posible compartirlos con todos o con algunos de los usuarios o roles.
Para dar de alta un nuevo filtro es necesario seguir los siguientes pasos:
Observar que el nuevo filtro queda disponible en el listado del panel izquierdo de filtros.
Ejemplo: si me interesa disponer de un listado de todas las acciones en las que participo independientemente del tipo de responsabilidad, y a su vez que se encuentren en ejecución o al menos no finalizadas, entonces el filtro debería ser definido de la siguiente manera:
Existen dos posibles opciones para compartir filtros con otros usuarios:
Para definir quienes tienen acceso al filtro protegido, marcar el campo “Protegido (detallado)” dentro del Modo Edición del mismo filtro y observar que en la parte inferior del panel se abren las columnas “Usuarios” y “Roles”. Luego abrir el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de la opción “Usuarios RBAC” o “Roles RBAC” buscar y arrastrar los usuarios y roles correspondientes al área marcada. Finalmente, salvar los cambios realizados.
Para usar un filtro que ha sido definido y compartido por otro usuario, buscar el filtro según el título que corresponda en el listado de filtros del panel de la izquierda. Observar que en el listado existen tres campos marcados por defecto:
Observar que solo es posible dar de baja filtros que hayan sido creados por el propio usuario, no está permitido dar de baja filtros que hayan sido creados por otros usuarios y compartidos con el usuario logueado (tanto protegidos como públicos).
Es posible definir aquel filtro que más interese al usuario como por defecto al ingresar al componente Acciones. Para ello, buscar el filtro en el listado de filtros del panel izquierdo y seleccionar la opción “Por defecto”. Observar que en el vértice superior derecho del box correspondiente, ahora figura una marca en forma de bandera. Para cambiar, solo marcar el nuevo filtro y seleccionar nuevamente “Por defecto”.
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