V. Tableros

• Visualizando Tableros

Uno de los artefactos o instrumentos principales utilizados por O3 BP&A son los Tableros, que constituyen herramientas y métodos para medir el desempeño de una organización en función de su visión y estrategia, y habilitar su difusión y los resultados obtenidos a todos los niveles interesados de la organización.

Los Tableros permiten organizar los temas estratégicos según las diferentes Perspectivas o puntos de vista desde las cuales pueden ser analizados y expresar su asociación con los Objetivos que deben guiar su acción, los Indicadores utilizados para cuantificar y medir la consecución de los resultados previstos; y las Acciones a desarrollar como parte de la estrategia, tanto sea para alcanzar los Objetivos como para tomar posibles acciones paliativas ante desvíos.

El componente Tableros del sistema permite al usuario analizar minuciosamente cualquier tablero de control publicado y que esté a su alcance. De esta forma podrá ver la situación y evolución de cada uno de los objetivos estratégicos definidos dentro de cada perspectiva o grupo, el estado de cada uno de los indicadores que lo miden, así como las iniciativas en curso.

• Espacio de trabajo

Dentro del menú de la izquierda es posible ver el árbol de la organización con cada una de las unidades de negocio que lo componen. Notar que en el extremo superior derecho del cuadrante hay dos íconos que indican el modo de visualización:

• Modo recursivo: se usa por defecto. Implica que si se posiciona sobre una determinada unidad de negocio del árbol, en el panel central se mostrarán todos los tableros que hayan sido vinculados a esa unidad de negocio y todos los correspondientes a las unidades que dependen de ella y así sucesivamente.
• Modo simple: implica que si se posiciona sobre una determinada unidad de negocio del árbol, en el panel central se mostrarán solo los tableros vinculados a esa unidad específica.

Al posicionarse sobre cada uno de los tableros es posible visualizar una breve descripción en la parte inferior del panel.

Para entrar al tablero, hacer doble click sobre su box y se abrirá una nueva vista, como la del Cuadro 3.3. desde donde es posible navegar en la información. La interfáz de un tablero está compuesta por las siguientes secciones:

1. Ubicación actual: el primer cuadro indica dentro de qué tablero se encuentra el usuario, en el ejemplo del Cuadro 3.2. se trata del tablero llamado "CMI Distribuidora". El segundo cuadro indica dentro de qué elemento del tablero, en éste caso se trata de la "Perspectiva Financiera".
2. Propiedades y Calculo: al hacer click sobre el botón de propiedades abre una nueva ventana que muestra la Descripción del tablero y los Permisos Globales de Acceso, que se trata de las restricciones de seguridad de los tableros que hacen que solo determinados usuarios tengan acceso a ellos. Luego el botón de Calcular activa el proceso de cálculo del tablero, esto es, al hacer click sobre él se calcula la totalidad del tablero, esto es todas sus perspectivas, objetivos, indicadores y grupos; de forma de obtener el último estado posible de cada uno de ellos según la información disponible.
3.  Menú principal: el menú principal despliega en forma de árbol todos los elementos que componen el tablero y de acuerdo a la clasificación definida en el componente Metadata del sistema. Existe un ordenamiento lógico entre los distintos elementos que se ubican en distintos niveles del árbol. En el primer nivel existirán Perspectivas o Grupos, de acuerdo a la metodología usada en la definición. En el segundo nivel existirán Objetivos y en el tercero Indicadores. Cada uno de estos niveles pueden ser desplegados haciendo click en el nodo correspondiente del árbol. Finalmente se incluyen los Mapas de Estrategia y los Smart Views como últimos elementos del tablero.
4. Panel de análisis: dentro del panel central de análisis es posible visualizar y navegar por la información referida al elemento del menú sobre el que el usuario se encuentra posicionado. En el ejemplo del Cuadro 3.2. se trata de la perspectiva financiera. La información se divide en dos tipos de tablas, la tabla superior lista todos los objetivos que conforman la perspectiva en cuestión y luego existen tablas que listan, para cada uno de los objetivos anteriores, todos los indicadores que lo miden. En el ejemplo, es posible ver que dentro de la perspectiva financiera se ha definido un solo objetivo, Maximizar retorno, y para él se han seleccionado los indicadores Ingresos operativos y Costos operativos. En el apartado siguiente se profundizará en la interpretación de la información aqui mostrada.
5. Modo detallado y tabla: en el extremo superior derecho del panel central existen dos botones para seleccionar el modo de visualización. El modo detallado muestra una tabla individual para cada objetivo, con el detalle de cada uno de los indicadores asociados. El modo tabla agrupa todos los objetivos e indicadores en una misma tabla, indicando cuando se trata de uno u otro.
6. Panel de iniciativas: dentro del panel de iniciativas se listan todas aquellas iniciativas generadas dentro del elemento correspondiente a la ubicación actual o dentro de sus niveles inferiores. El sistema permite generar iniciativas asociadas a objetivos y también a indicadores. En el apartado referente a Iniciativas se profundizará en su funcionamiento.

Para representar a cada uno de los elementos del tablero el sistema usa íconos específicos que se muestran en el Cuadro 3.4.:

3.2. Interpretando la información

Una vez que se ha seleccionado un elemento del árbol del menú principal, es posible visualizar la información correspondiente en el panel central. A continuación se presenta un caso de ejemplo como forma de aproximarse a las posibilidades de análisis que brinda el sistema.

3.2.1 Perspectivas

En el Cuadro 3.5. se muestra una vista del modo detallado y el modo tabla de la Perspectiva Cliente del tablero CMI Distribuidora.

A partir de los modos anteriores es posible observar que la perspectiva cliente está compuesta por cuatro objetivos estratégicos:

• Operador eficiente y rentable
• Aumentar presencia local
• Fidelizar clientes
• Responsabilidad social empresaria

Estos cuatro objetivos se listan en la tabla superior del panel, con su correspondiente estado y tendencia.

Estado

La primer columna de la tabla superior indica el estado del objetivo, a partir del color del semáforo que adopta el objetivo para el último período en el cual existe información disponible. El estado se calcula a partir de los estados de los indicadores que lo miden y del criterio definido en la metadata del objetivo . Dependiendo del visualizador elegido para representar el estado, el semáforo puede tomar diferentes colores. Los estados más comunmente usados son los siguientes.

• Rojo: no se ha logrado alcanzar el objetivo y por tanto su estado es no aceptable

• Amarillo: estado del objetivo se encuentra dentro del rango de tolerancia

• Verde: objetivo cumplido o aceptable

• Azul: objetivo cumplido o ampliamente aceptable

En el caso de ejemplo es posible afirmar que los objetivos Operador eficiente y rentable y Fidelizar clientes se encuentran en un estado no aceptable (rojo), el objetivo Responsabilidad social empresaria ha alcanzado el rango de aceptación (verde) y el objetivo Aumentar presencia local se ha logrado cumplir por un amplio margen (azul).

Tendencia

La tendencia indica la dirección en la que se ha movido el objetivo entre el período anterior y el corriente. La tendencia puede adoptar tres formas:

• Estable o Gris: una tendencia estable, representada por una flecha horizontal de color gris, implica que el objetivo continúa registrando el mismo estado en el período corriente con respecto al período anterior.

• Creciente o Verde: una tendencia creciente, representada por una flecha creciente verde, implica que el objetivo mejoró su estado en el período corriente con respecto al período anterior. Esto es, si paso de un estado rojo a uno amarillo o verde.

• Decreciente o Roja: una tendencia decreciente, representada por una flecha decreciente roja, implica que el objetivo empeoró su estado en el período corriente con respecto al período anterior. Esto es, si pasó de un estado verde a uno amarillo o rojo.

En el caso de ejemplo, es posible afirmar que los cuatro objetivos definidos mantuvieron el mismo estado, dado que los cuatro presentan una tendencia estable.

La tabla inferior del panel muestra la información básica acerca de los indicadores correspondientes a todos estos objetivos, en forma separada o en conjunto dependiendo del modo de visualización (detallado o tabla respectivamente). Dentro de las columnas de la tabla es posible destacar las columnas Estado y Tendencia, cuya interpretación es similar a la descripta para el caso de los objetivos solo que se diferencia en su forma de cálculo de estado.

Tipo

Es posible diferenciar distintos tipos de indicadores dependiendo de los distintos tipos de meta, cada uno de los cuales se representa con un ícono en particular:

Dependiendo del tipo de indicador será el criterio adoptado para el cálculo de su estado y tendencia (ver Cálculo de valor). En el caso de ejemplo, es posible observar que el indicador Crecimiento de ganancia sobre ventas que actúa como métrica del objetivo Operador eficiente y rentable, es del tipo Alcanzar y superar una meta, toma el color rojo del semáforo, lo que indica que su valor no logra alcanzar la meta fijada y su sigue una tendencia es decreciente, lo que indica que el indicador ha descendido de banda si se compara el resultado del período corriente con el del período anterior.

3.2.2. Objetivos

Para analizar la información referida a un objetivo en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente a la perspectiva a la cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal:

El panel de análisis del objetivo se compone de tres áreas:

• Cabezal: muestra el nombre del objetivo, su frecuencia de cálculo y el último período para el que existen datos y por tanto se ha calculado. Además se agrega una tabla con el listado de los indicadores que lo miden y los datos más importantes de cada uno de ellos. En el ejemplo del Cuadro 3.6. es posible ver que se trata del objetivo Fidelizar Clientes, calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser no aceptable (rojo), por lo que podría concluirse que el objetivo no llegó a cumplirse. Por otro lado, es medido a partir de dos indicadores, de los que solo uno se ha logrado.
• Situación y evolución: muestra una gráfica dividida por bandas en el eje de ordenadas, en función de los colores que componen el visualizador usado en la definición del objetivo; y luego por período en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo. Para el caso de ejemplo, se observa que el objetivo no se ha complido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se obicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.  
• Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero, asi como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo click sobre la opción Navegarubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo click sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.

  • Mapa de causa efecto: muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, es posible ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de lo elementos implicados en el mapa. Para ello hacer click sobre el botón ubicado en el extremo superior derecho del área.

    Cuadro 3.7. Mapa causa - efecto

Esta vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:

• Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
• Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas.
• Dependencias:muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución.

3.2.3. Indicadores

Para analizar la información referida a un indicador en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente al objetivo al cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal del Cuadro 3.8.:

Esta vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:

• Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
• Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas.
• Dependencias:muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución.

El panel de análisis del indicador, al igual que en el caso de los objetivos, se compone de tres áreas:

• Cabezal: muestra el nombre y tipo de indicador, luego su valor actual con su correspondiente estado, la meta definida y la desviación con respecto a esa meta (valor actual menos meta) y para el último período para el cual existen datos. Luego, la frecuencia de cálculo y el último período calculado, que en éste caso corresponde a julio de 2010. En el ejemplo del Cuadro 3.8. es posible ver que se trata del indicador Promociones Cliente Frecuente, del tipo Alcanzar y Superar una Meta calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser verde, por lo que podría concluirse que para ese mes se logró alcanzar y superar la meta definida.
• Situación y evolución: muestra una gráfica donde es posible visualizar la evolución de los valores adoptados por el indicador y por su meta a lo largo del tiempo. El tiempo se mide en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo, y los valores en el eje de ordenadas. Por defecto, la gráfica es de tipo líneas con las siguientes características:
  • Meta: corresponde por defecto a la línea celeste y constituye una línea recta al nivel correspondiente.
  • Valor: corresponde por defecto a la línea lila y constituye una línea suavizada al nivel correspondiente.
  • Línea de tiempo: es posible ajustar la gráfica al rango de tiempo deseado a partir de la barra de tiempo del eje de abscisas. Esta barra además indica el área correspondiente a la evolución de la meta del indicador. Para el caso de ejemplo, se observa que el indicador ha seguido una tendencia creciente los primeros tres períodos objetivo no se ha complido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se obicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.  
• Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero, asi como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo click sobre la opción Navegarubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo click sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.

  • Mapa de causa efecto: muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, permite ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de lo elementos implicados en el mapa. Para ello hacer click sobre el botón ubicado en el extremo superior derecho del área.

    Cuadro 3.7. Mapa causa - efecto

3.3. Calcular tableros

Cada tablero debe ser calculado periódicamente como forma de actualizar la información disponible. La operación de cálculo implica que todos los Indicadores recalculen su estado tomando toda la información disponible hasta el momento del cálculo, tanto aquella que haya sido ingresada manualmente por el usuario como aquella disponible en las fuentes de datos definidas. Al mismo tiempo, implica que todos los Objetivos medidos por esos indicadores se actualicen al estado correspondiente al último dato disponible, así como también las Perspectivas o Grupos.

El cálculo puede ser realizado de forma manual por el usuario o puede ser programado para que el sistema lo haga de forma automática.

3.3.1. Cálculo manual

El procedimiento de cálculo manual implica que el usuario haga click sobre el ícono de cálculo disponible, el cual se observa en el cuadro 3.8. Esto activa el proceso de cálculo.

Cálculo automático: se define en la metadata del Tablero, solapa Recálculo Automático. Por mayor detalle consultar la sección de Metadata.

3.3.2 Recálculo automático

En éste caso el cálculo es programado por el usuario para que el sistema lo ejecute automáticamente y según la frecuencia indicada. Para activar el recálculo automático, es necesario dirigirse a la metadata del tablero y seleccionar la pestaña Recálculo Automático. Una vez allí, desmarcar la opción Activar Recálculo Automático y observar que se despliegan algunos campos  

3.3.3 Carga de datos de indicadores manuales