V. Tableros

• Conceptos generales

Los tableros de O3BP&A constituyen herramientas de control y seguimiento del desempeño de una organización, tanto a nivel estratégico como operativo. Son flexibles y se adaptan a los diversos planteamientos metodológicos existentes. En éste sentido, permiten la implementación de Cuadros de Mando Integral según la metodología de Kaplan y Norton, ampliamente difundida.

Cada tablero permite organizar los temas estratégicos según las diferentes Perspectivas o puntos de vista desde las cuales pueden ser analizados, así como expresar su asociación con los Objetivos que guían la acción, los Indicadores utilizados para cuantificar y medir el estado de cumplimiento; y las Acciones a ejecutar, tanto sea para cumplir con la estrategia como para tomar posibles acciones paliativas ante desvíos.

El componente Tableros permite al usuario analizar los tableros de control publicados para los cuales disponga de permisos de acceso.

La lógica de funcionamiento responde a la siguiente idea:

Perspectiva: corresponde al punto de vista desde el cual se analiza la información.

Objetivo: corresponde a los objetivos perseguidos. Se trata de aspiraciones factibles de alcanzar, que pueden ser cuantificables con indicadores y que por tanto es posible monitorear para conocer su estado de cumplimiento a lo largo del período de ejecución de la estrategia.

Indicadores: son las métricas usadas para medir los objetivos. Cada indicador registra un valor periódico, que es comparado con cierta meta y en función de esta relación toma un estado representado por los colores del semáforo.

Acciones: son los cursos de acción a desarrollar para impulsar el cumplimiento de los objetivos definidos. Cada acción involucra una serie de hitos cuyo cumplimiento asegura la ejecución de la acción como tal.

• Espacio de trabajo

Tableros publicados

Una vez que se ingresa al componente Tableros desde el menú principal, se visualiza una vista como la que se presenta a continuación:

Dentro del menú de la izquierda es posible ver el árbol de la organización con cada una de las unidades de negocio que lo componen. Notar que en el extremo superior derecho del cuadrante hay dos íconos que indican el modo de visualización:

• Modo recursivo: se usa por defecto. Implica que si se posiciona sobre una determinada unidad de negocio del árbol, en el panel central se mostrarán todos los tableros que hayan sido vinculados a esa unidad de negocio y todos los correspondientes a las unidades que dependen de ella y así sucesivamente.
• Modo simple: implica que si se posiciona sobre una determinada unidad de negocio del árbol, en el panel central se mostrarán solo los tableros vinculados a esa unidad específica.

Espacio de trabajo

1. Ubicación actual: indica que estoy en el componente Tableros, navegando dentro del tablero Análisis de Rentabilidad y dentro de una perspectiva.
2. Panel del Tablero: despliega en forma de árbol todos los elementos que componen el tablero y de acuerdo a la clasificación definida en el componente Metadata del sistema. Existe un ordenamiento lógico entre los distintos elementos que se ubican en distintos niveles del árbol. En el primer nivel existirán Perspectivas o Grupos, de acuerdo a la metodología usada en la definición. En el segundo nivel existirán Objetivos y en el tercero Indicadores. Cada uno de estos niveles puede ser desplegado haciendo clic en el nodo correspondiente del árbol. Luego se incluyen los Mapas de Estrategia y los Smart Views. Finalmente los Cursos de Acción como últimos elementos del tablero.
3. Panel central de análisis: es posible visualizar y navegar por la información referida al elemento sobre el que el usuario se encuentra posicionado. La información se divide en dos tipos de tablas, la tabla superior lista todos los objetivos que conforman la perspectiva en cuestión y luego existen tablas que listan, para cada uno de los objetivos anteriores, todos los indicadores que lo miden. Esto varía en función de la ubicación dentro del tablero.
4. Panel de Acciones de Negocio/Comentarios: dependiendo el modo seleccionado, lista las acciones planificadas o en curso o los comentarios asociados al elemento.
5. Modo detallado y tabla: en el extremo superior derecho del panel central existen dos botones para seleccionar el modo de visualización. El modo detallado muestra una tabla individual para cada objetivo, con el detalle de cada uno de los indicadores asociados. El modo tabla agrupa todos los objetivos e indicadores en una misma tabla, indicando cuando se trata de uno u otro.
6. Menú: botón de Acciones de Negocio / Comentarios / Minimizar
7. Menú de opciones:

   1. Opciones disponibles:

      	Propiedades: muestra la descripción del tablero, fecha y hora del último cálculo y los permisos de acceso
      	Calcular: activa el proceso de cálculo del tablero, calcula la totalidad del tablero, esto es, todas sus perspectivas, objetivos, indicadores y acciones, según la información disponible
      	Elegir Snapshot: activa un snapshot de la lista de snapshots existentes.
      	Crear Snapshot: realiza una copia del tablero en su situación actual
      	Generar Reporte: permite generar un reporte como presentación o pdf.
      	Exportación pdf: realiza una exportación a pdf del panel central de análisis.

8. Panel de Alertas: muestra las alertas recibidas por el usuario logueado según la configuración elegida.

Elementos del tablero

Para representar a cada uno de los elementos del tablero el sistema usa íconos específicos:

Tablero
Perspectiva
Objetivo
Indicador
Grupo

Calcular tableros

Cada tablero debe ser calculado periódicamente como forma de actualizar la información disponible. La operación de cálculo implica que todos los Indicadores recalculen su estado tomando toda la información disponible hasta el momento del cálculo, tanto aquella que haya sido ingresada manualmente por el usuario como aquella disponible en las fuentes de datos definidas. Al mismo tiempo, implica que todos los Objetivos medidos por esos indicadores se actualicen al estado correspondiente al último dato disponible, así como también las Perspectivas o Grupos.

El cálculo puede ser realizado de forma manual por el usuario o puede ser programado para que el sistema lo haga de forma automática.

El cálculo manual puede ser ejecutado por cualquier usuario analista. Implica que el usuario haga clic sobre el ícono de cálculo del menú.

El recálculo automático es programado por el usuario para que el sistema lo ejecute automáticamente y según la frecuencia indicada. Para activar el recálculo automático, es necesario hacerlo desde la Metadata del tablero.

Para conocer la fecha y hora del último cálculo ejecutado y los resultados obtenidos, ingresar al menú Propiedades:

Carga de datos de indicadores manuales

Tanto el valor efectivo de un indicador como su valor meta pueden ser cargados manualmente por los usuarios, si asi hubiera sido especificado al momento de la definición de su metadata.

Responsable de Disponibilidad: tiene permiso para ingresar al formulario de carga de valor y tiene habilitada la edición de la información de la columna correspondiente al valor.

Responsable de Carga de Meta: tiene permiso para ingresar al formulario de carga de meta y tiene habilitada la edición de la información de la columna correspondiente a la meta.

Configuración de Reportes

Los reportes se generan y consultan a partir de la opción Generar Reporte del menú. 

Para generar un nuevo reporte, seleccionar el botón de alta. Es necesario asignar un nombre, una descripción y finalmente seleccionar las páginas que forman parte del reporte, trasladando desde el box de páginas disponibles hacia el box de páginas seleccionadas. El reporte puede contener perspectivas, objetivos, indicadores, mapas de estrategia y smartviews. Cada uno de estos elementos se presenta en una página. 

Una vez aceptada la estructura del reporte, éste queda disponible para ser abierto en cualquier momento del tiempo y en dos formatos posibles:

• Presentación
• Pdf

Al mismo tiempo, el reporte puede ser editado o eliminado.