Indicadores

Una vez que se han establecido los objetivos estratégicos a alcanzar por la organización o por alguna de sus unidades de negocio, es necesario definir un sistema de medición que permita conocer el desempeño en el tiempo de aquellos indicadores clave que afectan el cumplimiento de los objetivos. Los Indicadores constituyen uno de los elementos clave en O3BP&A. Un Indicador es por definición una representación cuantitativa (asociada a una variable o a una relación entre variables), verificable objetivamente, que refleja el estado de cumplimiento de un objetivo, acción o resultado deseado en un momento del tiempo. Cumple el rol de controlar las variables, e indicar si se lleva la dirección deseada o si es necesario ajustar el plan de acción.

Previo al alta del indicador en el sistema es necesario su análisis, el establecimiento de su comportamiento deseable, con el correspondiente criterio de tolerancia y meta.

La definición de las características de un indicador se realiza en su metadata, dentro de las distintas pestañas. A continuación se describe brevemente el propósito de cada pestaña.

Los mismos conceptos expuestos en éste apartado se aplican para el caso de Perspectivas, Objetivos, Indicadores, Grupos e Iniciativas.

• General

En la pestaña General de la Metadata de un indicador se establecen sus características básicas:

• Asignando responsabilidades

Tanto para las Perspectivas como para los Objetivos e Indicadores es fundamental dejar establecida su relación con la organización, es decir, su relación con las Unidades de Negocio y las Personas que la integran, determinando las responsabilidades de su definición, seguimiento y realización. La solución cuenta con el potencial necesario para definir responsabilidades al nivel de Perspectivas. Sin embargo, esta definición no es una práctica común en las organizaciones, y por lo tanto puede no ser utilizada.

Cada indicador debe tener asignados determinados responsables para cada uno de los aspectos referidos a él. Es posible asignar responsabilidades tanto a personas como a cargos dentro de una unidad de negocio, con independencia de la persona que lo ocupa.

Tipos de responsabilidad

A continuación se definen los distintos tipos de responsabilidades asociadas a un indicador.

En todos los casos anteriores, es posible definir solo una persona o solo un cargo para cada tipo de responsabilidad.

Para asignar responsables a un indicador es necesario seguir los siguientes pasos:

1. En el componente Metadata, ingresar al Tablero y posicionarse sobre el indicador.
2. En la pestaña General del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Personas o Cargos.
3. Arrastrar y soltar la persona o el cargo correspondiente dentro del área Responsables y dentro del box que corresponda según la responsabilidad.
4. Para el caso en que el responsable sea una persona solo basta con los pasos anteriores. Para el caso en que el responsable sea un cargo, es necesario posteriormente asociarle la unidad, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:
   1. En la pestaña Parámetros de Publicación dentro del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Unidades de Negocio.
   2. Arrastrar y soltar la unidad de negocio correspondiente dentro del área Unidad de Negocio.
5. Aplicar para guardar los cambios

• Cálculo de estado

En la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador es posible definir el criterio a utilizar para calcular su estado.

Tipo de meta

Alcanzar y superar una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea alcancen determinada meta o la superen, para alcanzarla es necesario que los valores que se registren sean altos o se ubiquen por encima de ella. Puede aplicarse en indicadores de Ingresos y Ganancias.Al calcular el estado del indicador se compara el valor con respecto a su meta, y de acuerdo al criterio de tolerancia usado se asigna el estado que corresponda, lo cual se representa a travéz del visualizador seleccionado. Este punto se trata en Bandas y visualización.

Mantenerse bajo una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea no superen determinada meta, a diferencia del caso anterior, es deseable que los valores adoptados se mantengan por debajo. Puede aplicarse en indicadores de Costos y Gastos. Al calcular el estado del indicador se compara el valor con respecto a su meta, y de acuerdo al criterio de tolerancia usado se asigna el estado que corresponda, lo cual se representa a travéz del visualizador seleccionado. La definición de las bandas y la visualización se realiza siguiendo el mismo criterio al visto en el caso anterior.

En el entorno de una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea se mantengan constantes dentro de cierto rango de valores. A diferencia de los dos casos anteriores, en éste caso las bandas representan los rangos de valores que puede adoptar el indicador, se trata de rangos definidos en torno a la meta y simétricos con respecto a ésta.

Tendencia creciente

Se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores crecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es mayor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea creciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Creciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el cuadro, se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. En este caso, el indicador muestra una tendencia creciente para los primeros períodos pero decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es rojo.

Tendencia decreciente: se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores decrecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es menor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea decreciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Decreciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el cuadro, se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. El indicador muestra una tendencia oscilante para los primeros períodos y decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es verde.

Bandas y visualización

Para definir el criterio de tolerancia es necesario considerar los siguientes puntos:

• Cada uno de los estados que puede adoptar el indicador esta representado por Bandas
• La cantidad de Bandas es función del visualizador usado, seleccionado a partir del campo Visualización.
• Cada Banda está asociada a uno de los colores del visualizador
• En el panel Bandas se ingresan los valores de corte de cada una de ellas
• Para determinar la Banda en la que se ubica el indicador, el sistema adopta el siguiente criterio:
  • Toma el resultado del cálculo = Meta - Valor
  • Compara el resultado con los valores de corte
  • Asigna al indicador la banda con el estado correspondiente
• La visualización puede ser Absoluta o Relativa (en los cuadros siguientes se presenta un ejemplo de cada caso)

Indicadores cualitativos

Los indicadors cualitativos son aquellos cuyo valor no adopta una forma numérica sino un texto que representa alguna cualidad del hecho que se analiza.

En BP&A por defecto los indicadores son cuantitativos aunque es posible crear indicadores cuyos valores sean etiquetas, donde cada etiqueta corresponde a un valor numérico. Para ello, ingresar a la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador y en el campo Cálculo de Valor Actual, ubicado en el panel derecho, seleccionar la opción Cualitativo. Observar que el sistema sugiere usar o no un esquema predefinido. En caso de optar por un esquema predefinido es necesario que previamente se haya dado de alta a partir del artefacto Modelo Cualitativo para que aparezca como opción en el campo Esquema de clasificación. En caso de optar por un esquema individual, entonces el esquema debe ser definido en su totalidad. Un ejemplo se expone en el cuadro.

Al definir las bandas y visualización del indicador, es necesario considerar las siguientes observaciones:

• El cálculo de estado se realiza con los valores numéricos tomados por las variables Valor y Meta. En el ejemplo, tanto el Valor como la Meta pueden ser de 1 a 4.
• En el Tablero, los resultados se muestran como cualitativos, considerando su etiqueta y no su valor numérico.

En el ejemplo anterior, la definición de los valores de corte de las bandas se define de la misma forma que en el caso de indicadores cuantitativos. Si se asume que el resultado deseable es "Bueno" entonces es posible definir Meta = 3, de esa forma se obtendrían los siguientes resultados como valores de corte entre cada banda:

Desplazar fecha

Los campos del área Desplazar fechas indican a cuántos días se debe diferir el cálculo del último período de tiempo con datos. Dispone de tres lapsos de tiempo que indican:

• Cálculo Tentativo: cantidad de días hacia atrás con respecto a la fecha de cálculo a partir de cuando comienza el cálculo del indicador. Ej. si se trata de un indicador mensual y se asignan 30 dias como cálculo tentativo, entonces el indicador comienza a calcularse desde el primer día del mes, todos los días.
• días hasta el cálculo recomendado
• días hasta el cálculo final

Calendario

El campo calendario permite seleccionar el tipo de calendario a aplicarse según el indicador. Esto es usado en los casos en que la organización o unidad de negocio correspondiente se gestione de acuerdo a calendarios específicos, o manejen fechas de cierre propias, que pueden no coincidir con el año civil.

• Cálculo de valor

En la pestaña Cálculo de Valor se define el origen de datos para la Meta y para el Valor: Manual, Fuente de datos o Fórmula. A continuación se analizan las características de cada una de ellas:

Manual

Se aplica en aquellos casos en que la información por período del Valor y/o Meta es ingresada manualmente al sistema. El procedimiento de ingreso es el descripto en el apartado correspondiente de la sección Tableros

Fuente de datos

Se aplica en aquellos casos en que la información se obtiene a partir de una fuente de datos, utilizando cualquiera de las fuentes definidas en la lista de artefactos. Es por ello que previo a realizar esta definición es necesario asegurarse que exista el artefacto correspondiente. El procedimiento de alta de un Esquema y Fuente de Datos es descripto en el apartado ISPRDBPA:2.2.1. Esquemas.

Una vez hecho esto, es necesario seguir los siguientes pasos para realizar la definición:

1. Seleccionar la opción fuente de la lista desplegable
2. Seleccionar la fuente deseada del listado de fuentes sugerido. Considerar que este listado está compuesto por todas aquellas fuentes dadas de alta en el sistema.
3. Seleccionar la medida deseada. Considerar que para el caso de una vista O3, cada medida corresponde a cada una de las columnas de la vista.
4. Ingresar un factor de reducción si corresponde. El factor de reducción divide la cifra obtenida de la fuente y toma ese resultado.
5. Definir decimales, indicando el número de decimales a considerar.
6. Definir filtros si corresponde

Fórmula

Se aplica en aquellos casos en que el valor o meta del indicador se calcula en función de otros indicadores. El procedimiento para definir una fórmula es el siguiente:

1. Dentro de la pestaña Cálculo de Valor de la Metadata del indicador, seleccionar la opción Fórmula de la lista desplegable correspondiente, según se quiera definir para Meta o para Valor
2. Desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace
3. Arrastrar y soltar cada uno de los indicadores que formarán parte de la fórmula desde el Workspace hacia el área Parámetros
4. Posicionarse en las celdas de la primer columna e ingresar un nombre a cada parámetro
5. En el campo Fórmula ingresar la especificación, usando los nombres de los parámetros y los operadores necesarios para relacionarlos
6. Hacer click sobre la opción Validar para verificar que la especificación sea correcta
7. Seleccionar Aceptar para guardar los cambios

Considerar las siguientes observaciones:

• Las fórmulas se calculan solo si los indicadores usados como parámetro tienen cargado valor y meta. Si el valor y/o la meta no están cargados para el período correspondiente, entonces la fórmula no se calcula, independientemente de si use solo uno o ambos en la fórmula.
• Las fórmulas se calculan solo si los indicadoresusados como parámetro tienen cargado datos para todo el período. Si al menos uno de ellos tiene períodos sin datos entonces no se calculan.

• Relaciones

En la pestaña Relaciones se definen las relaciones de dependencia entre el indicador y el resto de los elementos del tablero. Para definirlas es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace
2. Arrastrar y soltar cada uno de los elementos que contribuyan al indicador en el área de dependencias (Depende de). Por ejemplo, en caso de que tenga una fórmula definida se podrán arrastrar sus parámetros.
3. Arrastrar y soltar cada uno de los elementos a los que contribuye el indicador en el área de contribuciones (Contribuye a). Por ejemplo, los indicadores que lo tienen como parámetro en su fórmula.
4. Aplicar para guardar cambios.

Observar que si bien pueden existir relaciones entre los distintos indicadores por el hecho de existir fórmulas definidas entre ellos, éstas relaciones no son reconocidas en el Mapa de Dependencias del Tablero si no se encuentran definidas en esta pestaña.

• Referencias

En la pestaña Referencias se definen:

Etiquetas

Constituyen nombres adicionales que hacen referencia al indicador y que facilitan su búsqueda. Para agregar una etiqueta hacer click sobre el botón de alta de etiquetas que se encuentra bajo el panel e ingresar el nombre en el nuevo campo. Aplicar para guardar los cambios.

Enlaces

Constituyen páginas webs de interés, relacionadas al indicador. Esto permite que en el tablero exista un link hacia cada una de ellas. Para agregar un enlace hacer click sobre el botón de alta de enlaces que se encuentra bajo el panel e ingresar la URL correspondiente así como una descripción. Aplicar para guardar los cambios.

• Descripción

En la pestaña Descripción existe un campo de texto donde es posible ingresar información adicional sobre el indicador y sus principales características.

• Parámetros de Publicación

En la pestaña Parámetros de Publicación se definen:

Fecha de Publicación

La fecha de publicación determina a partir de cuándo se comienza a calcular el indicador, lo cual dependerá de la disponibilidad de datos históricos asi como de las necesidades de análisis de los usuarios. Considerar que cada elemento del tablero puede tener definida su fecha de publicación individual, o en caso de no tenerla adopta la fecha de publicación del tablero, la cual se indica al momento de su publicación. En el primer caso, el objetivo asociado al indicador deberá tener igual fecha de publicación para poder ser calculado. En el último caso, la fecha de publicación del tablero se aplica a todos aquellos elementos (Perspectivas, Objetivos e Indicadores) que no no tengan una fecha propia definida.

Considerar que en el caso de los indicadores con fuente de datos, el indicador comienza su cálculo a partir del primer dato disponible, que puede ser para un período posterior a la fecha de publicación del tablero. Ej. se publica un tablero con fecha de publicación 01/01/2008 pero para uno de sus indicadores se disponen datos a partir del 01/01/2009 por lo que el indicador se calculará a partir de esa fecha. 

En el caso de indicadores con fórmula, el indicador comienza su cálculo a partir de la fecha de publicación. Si para el primer período no existe dato disponible en alguno de sus parámetros, entonces no se calcula y queda sin ser calculado también para los períodos siguientes. Es necesario definir una fecha de publicación individual para este tipo de indicadores, coincidente con la fecha a partir de la cual todos los parámetros han sido calculados.

Unidad de Negocio

Corresponde a la unidad de negocio que hace uso del indicador o que lo gestiona, lo cual muchas veces puede no estar determinado quedando este campo sin definir. En los casos en que se ha asignado como responsable a un cargo de la organización, es necesario definir aquí la unidad de negocio de que se trate. Para hacerlo, desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Unidades de Negocio. Luego arrastrar y soltar la unidad de negocio correspondiente dentro del área.

Plantillas

O3BP&A permite replicar una misma estructura de objetivos/indicadores para varios elementos de una dimensión de O3. Esto resulta de utilidad para los casos en que, por ejemplo, existe un mismo objetivo para un grupo de unidades de negocio o existe un mismo indicador que se aplica para un grupo de mercados, regiones, gerencias, etc. En este sentido, la opción es crear un

Para aplicar una plantilla se deben seguir los siguientes pasos:

1. Elaborar una vista en O3 en la que figure en las filas la dimensión que se pretende aplicar como plantilla y en las columnas cualquier elemento, por ejemplo una medida. Un ejemplo se muestra en el cuadro siguiente. En éste caso se trata de un indicador de ventas que se desea crear para cada uno de los mercados con los que se trabaja.

   Vista O3 para plantillas

2. Crear una nueva fuente de datos asociada a la vista O3 creada  
3. Ingresar a la Metadata del elemento sobre el que se quiere aplicar la plantilla.
4. En la pestaña Parámetros de publicación marcar la opción Activar plantilla

5. Seleccionar como Fuente la creada en el punto 2 y como Dimensión a aplicar aquella que muestre todos los elementos que tomará la plantilla, tal como se muestra en el cuadro siguiente.
   Escribir una palabra clave de etiquetas y una para filtros (pueden coincidir) Por ejemplo: "mercado"

   Definición de plantilla

   En la pestaña Cálculo de Valor seleccionar la fuente de datos que corresponda pero agregar un filtro donde se indique la dimensión usada en la plantilla.

   Definición de plantilla

6. Si se desea que el indicador modifique su nombre de acuerdo al elemento de la plantilla del que se trate, alcanza con escribir en el nombre la clave. Por ejemplo, si se nombra un indicador como Ventas %mercado%, donde mercado es la palabra clave de la plantilla, se irá mostrando en cada caso el nombre del mercado correspondiente
7. Aplicar para guardar los cambios.

Es necesario considerar que en el caso de un indicador con plantilla, se trata de la fuente de datos del mismo indicador. En el caso de un objetivo/grupo/perspectiva, es necesario definir una a una las fuentes de datos de los indicadores que la alimentan. Para ello:

1. Dirigirse a la pestaña Cálculo de Valor. Además de la configuración genérica (como se define en cualquier fuente de datos) Es necesario agregar datos específicos de la plantilla. Éstos se agregan en el cuadrante titulado Filtros. En Id escribir el nombre de la dimensión que se utiliza para aplicar la plantilla
2. En Valor escribir la palabra clave entre signos de % (en el ejemplo: %mercado%)

• Gráfica

En la pestaña Gráfica se definen el tipo de gráfica de Situación y Evolución y sus propiedades. A continuación se presentan las diferentes opciones de edición:

Modificar el tipo de gráfico

El sistema permite seleccionar el tipo de gráfica a usar para visualizar la situación y evollución del indicador, ya sean líneas, barras, torta, área, etc.

Para modificar el tipo de gráfico seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo "Usar configuración por defecto" (la configuración por defecto corresponde al gráfico de líneas).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Tipo de Gráfica", luego indicar el tipo deseado - áreas, barras, líneas y columnas - dentro del panel central y observar el resultado gráfico a modo de ejemplo en el panel de la derecha.
4. Aplicar para guardar cambios

Modificar los colores del gráfico

Además del tipo de gráfica, es posible modificar sus colores. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo Usar configuración por defecto (la configuración por defecto corresponde a los colores celeste y lila).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para  editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Serie" y observar que se despliegan dos opciones: "serie0" (corresponde a la serie de color lila: valor) y "serie1" (corresponde a la serie de color celeste: meta).
4. Hacer click sobre el botón "Color de relleno de la serie", seleccionar el color deseado y observar el resultado en el ejemplo gráfico de la derecha.
5. Aplicar para guardar cambios

Cambiar la escala de los ejes del gráfico

Por otro lado también es posible modificar la escala de los ejes. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo Usar configuración por defecto (la configuración por defecto corresponde a ejes que se cortan en 0).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Ejes" y observar que se despliegan tres opciones: "category" (corresponde al eje X), "numeric1" (corresponde al eje Y) y "numeric2" (corresponde al eje Z, para los casos en que exista un tercer plano). Posicionarse sobre la opción de eje a modificar.
   1. Para que la gráfica se ajuste automáticamente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala"
   2. Para ajustar la gráfica manualmente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala", ingresar en el campo "Valor máximo en eje numérico" y "Valor mínimo en eje numérico" los valores que se deseen definir. Considerar que todo valor del indicador que esté por fuera de los valores definidos no será visualizado en el gráfico
   3. Observar el resultado gráfico a modo de ejemplo en el panel de la derecha.
4.  Aplicar para guardar cambios.