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Proceso

Descripción precisa de un proceso o procedimiento de negocio. En ella se explicita como se estructuran las tareas (o actividades), quien las realiza, cual es el orden relativo entre ellas, como se sincronizan, como fluye la información entre ellas y como se mantiene un seguimiento de las mismas.

Workflow

Se trata de la parte de un procesos que admite la automatización de procedimientos o flujos de trabajo donde, documentos, información y/o tareas son pasados de un participante a otro, en un camino gobernado por reglas o procedimientos

Actividad o Tarea

Paso lógico dentro de un proceso.
En la analogía son los escritorios donde se desempeñan actividades.
Una actividad encierra 2 conceptos: estado y acción. Un estado en un proceso especifica una dependencia con un actor externo a él (humano o no humano). En tiempo de ejecución de un proceso, esto significa que el ejecutor debe esperar hasta que dicho actor le notifique que el estado o actividad ha terminado (e.g. esperando por una aprobación). Una acción es un trozo de código (script) a ser ejecutado por el ejecutor a partir de un evento especificado que ocurre durante la ejecución de un proceso.
Una actividad tiene asociado:

• los roles o los usuarios a quienes asignar la actividad,
• la acción al momento de inicio de la actividad,
• las acciones en respuesta a eventos,
• la especificación de la o las próximas actividades

Transición

El pasaje de una actividad a otra es indicada por medio de transiciones.
En la analogía, las transiciones van indicando los caminos por donde puede viajar un expediente.

Sección (swimlane)

Mecanismo visual que permite organizar diferentes actividades y sus transiciones que están a cargo por un rol o usuario determinado.
En la analogía, es un área, departamento o división de la organización. En ella trabajan personas con determinados roles y se ocupan de determinadas actividades del proceso de negocios global de la organización.

Diseño de un Proceso

Consiste en la definición de:

• un conjunto de actividades y sus transiciones,
• inicio y finalización del proceso,
• información propia de cada actividad (e.g. variables del proceso),
• los roles y usuarios,
• la seguridad, y
• los scripts o aplicaciones vinculados

Workflow

Instancia de Proceso

Ejecución de un proceso.
En la analogía es el expediente que viaja en el proceso.

Variable en contexto del proceso

Variable asociada con una instancia de proceso. Por ejemplo, la clave de un registro de una base de datos o una referencia a un documento. Estas variables son declaradas en el momento de definición del proceso. Luego, en tiempo de creación de una instancia del proceso, estas variables son instanciadas.

WorkItem

Una instancia de proceso puede en forma simultánea estar en distintas actividades (producto del paralelismo). Cada ocurrencia es llamada WorkItem.

Aplicación Invocada

Programa de software invocado desde el propio workflow para apoyar una actividad en particular

Agente de Aplicación

Mecanismo para la invocación de aplicaciones desde el workflow

O3 Process

Componente de software que toma como entrada una definición de proceso y mantiene el estado de las instancias de dicho proceso de forma durable en el tiempo, delegando actividades entre personas (representadas como usuarios y roles) y aplicaciones.