Glosario de O3 Process

En la especificación de la Workflow Management Coalition (WfMC) [1] se encuentra la descripción de los términos que aparecen en el área de workflow con el propósito de establecer un acuerdo a nivel industrial en el uso de los mismos. La siguiente figura, tomada de dicha especificación, ilustra los términos principales y las relaciones entre ellos.

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En esta página, se transcriben algunos de dichos términos y se ajustan en el contexto específico de O3 Process. En algunos de ellos, se presenta una analogía con un sistema de expedientes físicos.

Término	Descripción
Proceso de negocio	Conjunto de procedimientos o actividades relacionadas que logran obtener un objetivo de negocio; en general, dentro del contexto de una estructura organizacional que define roles funcionales.
Workflow	Se trata de la parte de un proceso de negocio que admite la automatización de procedimientos o flujos de trabajo donde, documentos, información y/o tareas son pasados de un participante a otro, en un camino gobernado por reglas o procedimientos
Proceso	Descripción precisa de un proceso o procedimiento de negocio de forma que pueda ser manipulada por un componente de software tal como O3 Process. En ella se explicita como se estructuran las tareas (o actividades), quien las realiza, cual es el orden relativo entre ellas, como se sincronizan, como fluye la información entre ellas y como se mantiene un seguimiento de las mismas. En O3 Process, se usan indistintamente los términos definición del proceso (o modelo del proceso) y definición de workflow (o modelo de workflow)
Actividad (sinónimo: Tarea según [1])	Paso lógico dentro de un proceso. En la analogía son los escritorios donde se desempeñan actividades. Una actividad encierra 2 conceptos ([3]): estado y acción. Un estado en un proceso especifica una dependencia con un actor externo a él (humano o no humano). En tiempo de ejecución de un proceso, esto significa que el ejecutor debe esperar hasta que dicho actor le notifique que el estado o actividad ha terminado (e.g. esperando por una aprobación). Una acción es un trozo de código (script) a ser ejecutado por el ejecutor a partir de un evento especificado que ocurre durante la ejecución de un proceso. Una actividad tiene asociado: los roles o los usuarios a quienes asignar la actividad, la acción al momento de inicio de la actividad, las acciones en respuesta a eventos, la especificación de la o las próximas actividades
Transición	El pasaje de una actividad a otra es indicada por medio de transiciones. En la analogía, las transiciones van indicando los caminos por donde puede viajar un expediente.
Sección (swimlane)	Mecanismo visual que permite organizar diferentes actividades y sus transiciones que están a cargo por un rol o usuario determinado. En la analogía, es un área, departamento o división de la organización. En ella trabajan personas con determinados roles y se ocupan de determinadas actividades del proceso de negocios global de la organización.
Diseño de un Proceso	Consiste en la definición de: un conjunto de actividades y sus transiciones, la actividad de inicio y la actividad de finalización del proceso, información propia de cada actividad (e.g. variables del proceso), los roles y usuarios, la seguridad, y los scripts o aplicaciones vinculados
Instancia de Proceso	Representación de una ejecución de un proceso. En la analogía es el expediente que viaja en el proceso. Una instancia de proceso es creada y manipulada por O3 Process de acuerdo a la definición del proceso correspondiente. Puede haber varias instancias de un proceso en particular ejecutándose simultáneamente, cada una teniendo su propio estado interno y visible externamente mediante un identificador.
Variable o Atributo en contexto del proceso	Variable o atributo asociado con una instancia de proceso. Por ejemplo, la clave de un registro de una base de datos o una referencia a un documento. Estos atributos son declarados en el momento de definición del proceso. Luego, en tiempo de creación de una instancia del proceso, estos atributos son instanciados. Forman parte del estado de una instancia de proceso.
Instancia de actividad (sinónimo: Instancia de tarea según [1])	Representación de una actividad dentro de una instancia de proceso. Cada instancia de actividad representa a una única invocación de una actividad, se relaciona con exactamente una instancia de proceso y usa los datos asociados con dicha instancia de proceso. Varias instancias de actividad pueden estar asociadas con una instancia de proceso, en los casos donde existen actividades paralelas en el proceso, pero una instancia de actividad no puede estar asociada con más de una instancia de proceso.
WorkItem (sinónimo: Tarea según [1])	Una representación del trabajo a ser realizado por un participante en el contexto de una actividad dentro de una instancia de proceso. Una instancia de proceso puede en forma simultánea estar en distintas actividades (producto del paralelismo). Cada ocurrencia es representada por un workItem. Puede ocurrir que una actividad haya sido definida de manera que sea realizada completamente por una aplicación invocada que no necesita operar con el participante. En este caso, no habrá una asignación de workitem. Por otro lado, puede también ocurrir que ciertas actividades hayan sido definidas de manera que sea necesario invocar aplicaciones para llevar a cabo el workitem, o que el workitem sea procesado independientemente por el participante y que se utilice el sistema de gestión de procesos O3 Process solamente para notificar que se ha completado el trabajo representado por el workitem.
Aplicación Invocada	Programa de software invocado desde el propio O3 Process que automatiza una actividad, parcial o completamente, o para apoyar a un participante en el procesamiento de un workitem. La aplicación puede ser invocada directamente por O3 Process o puede ser invocada indirectamente a través de un agente de aplicación (o tool agent).
Agente de Aplicación	Mecanismo general para la invocación de aplicaciones desde O3 Process independientemente de la forma nativa usada por O3 Process.
O3 Process	Componente de software que toma como entrada una definición de proceso y mantiene el estado de ejecución de las instancias de dicho proceso de forma durable en el tiempo, delegando actividades entre recursos (personas y aplicaciones). En O3 Process, el modelo de recursos o estructura organizacional correspondiente a las personas está dado por el modelo utilizado por el componente RBAC (Role Based Access Component).
Participante	Recurso que realiza el trabajo representado por una instancia de actividad. El trabajo se presenta como workitems asignados al participante a través de una lista de workitems (WorkList).

Bibliografía

[1] Workflow Management Coalition (WfMC)
[2] http://en.wikipedia.org/wiki/Workflow
[3] The State of Workflow, Mayo 2004, por Tom Baeyens (fundador de jbpm.org).
[4] http://www.bpm.fit.qut.edu.au/projects/babel/dp/data_characterisation.jsp
[5] http://www.bpm.fit.qut.edu.au/projects/babel/dp/workflow_structure.jsp

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