Formatting Information

In this section the necessary steps to make the report look better are detailed.
In particular we'll see how to:

• Align data cells
• Format numeric elements
• Format headers
• Adjust the selected font
  

Just like it was seen in previous section, when selecting an element in the report, the Properties Editor shows the attributes related to the selected element thus allowing us to modify its behavior or presentation.

This lets us modify the format of each of the elements in the report independently, thus achieving great flexibility.

However, it is also possible to adjust the format of the report by defining styles that will let us control the properties of several similar elements simultaneously.
This tutorial explains how to format the report through the use of styles.

Defining Styles

In the report built so far the following elements can be identified:

• Titles in the table header.
• Salesperson's name in the Salespeople group header
• Name of the Wine in the detail row.
• Numeric values corresponding to the Litres sold and Net Sales in the detail row.
• Subtotals for the numeric values.

This classification suggests the need to count on different styles for each case.

Style for the Table Header

1. Select the option New Style from the Element menu (Element -> New Style...)
   This displays the styles editor. This editor can be invoked through other mechanisms, such as right clicking on the element to be given a new style.
2. Enter Header as the Style name (Custom Style)
3. Select the group of attributes Text Block on the left
4. Select a centered Text alignment
5. Select the group of attributes Border
6. Define the top and bottom borders as Solid with a width of 1 point
   
7. Accept changes to close the Style Editor.
   Thus we have created the new Header style which could be assigned to any element in the report.
8. Select the label Wines_Wine (Vinos_Vino)from the table header
9. In the Properties Editor, in the General group, select the recently created style.
   The report will adjust to format the label according to the format of the style.
10. Asign the style to the Litres Sold and Net Sales labels.

Style for the Salespeople Group Header

1. Create a new style called Group Header.
2. Select the group of attributes Background and define y define RGB(240,240,240)as the background color.
3. Asign this style to the label corresponding to the Salesperson's name (Vendedores_Vendedor)

So far the report should look something like the following image.

Combining Cells.

El encabezado del grupo se vería más vistoso si abarcara el ancho total del reporte. Esto puede lograrse juntando celdas (Merge Cells)

1. Seleccione la celda donde se encuentra la etiqueta Vendedores_Vendedor
   Notar que para seleccionar la celda debe hacerse click en el espacio disponible entre las líneas de división de la tabla y el borde de la etiqueta. Verificar en el Editor de Propiedades que se ha seleccionado la celda y no la etiqueta. El título de dicho editor debería decir Properties Editor - Cell y no Properties Editor - Data
2. Seleccione el resto de las celdas de la fila de encabezado de grupo mientras se mantiene presionada la tecla SHIFT
   La selección se irá agrandando hasta abarcar todas las celdas de dicha fila
3. Presione el botón derecho del mouse y seleccione la opción Merge Cells
   Las celdas de la fila de encabezado del grupo se juntarán de modo que quede una sola que abarque el ancho total de la tabla. El estilo con el color de fondo deja más en evidencia esto

Estilo para valores numéricos de detalle

1. Cree un nuevo estilo llamado Valor
2. Seleccione el grupo de propiedades Text Block y defina la alineación a la derecha
3. Seleccione el grupo de propiedades Format Number
4. Elija el formato predefinido Fixed con 2 decimales y active el checkbox del separador de miles
5. Asigne este nuevo estilo a los elementos Litros Vendidos y Venta Neta de la fila de detalle

Estilo para los subtotales

1. Cree un nuevo estilo llamado Subtotal
2. Ajuste la alineación a a la derecha y el formato numérico similar al del estilo Valor
3. Defina un borde superior que de la idea de totalización
4. Asigne este nuevo estilo a los subtotales de Litros Vendidos y Venta Neta

Indentación de la fila de detalle

Por último ajustaremos el ancho de la primera columna para que tenga un tamaño fijo y dé la noción de indentación necesaria para identificar los vinos que corresponden a cada vendedor

1. Seleccione la tabla
   Esto muestra selectores para las filas y columnas alrededor de la tabla
2. Seleccione la primera columna
3. Especifique un ancho de 1 cm para dicha columna en el Editor de Propiedades

El reporte formateado debería verse más o menos así

Estilos predefinidos

Existe un conjunto de estilos ya predefinidos con la herramienta que permiten formatear elementos famosos del reporte.
Tal es el caso de tablas, filas, celdas, etc.
A continuación se muestra el editor de estilos donde se ha seleccionado la opción de Estilo Predefinido, lo cual permite seleccionar el estilo que se desea modificar.

En particular la imagen muestra la selección del estilo report que permite configurar el formato de todo el reporte.