2. Metadata

En el componente Metadata de O3 BP&A es posible definir el conjunto de elementos que son usados como herramientas de análisis. Es aquí donde se registran las principales definiciones referidas a los datos del sistema, los datos sobre el dato, lo que incluye información sobre las propiedades, condiciones y principales características de sus elementos, como ser el diseño de los Tableros, Mapas de Estrategia y Smart Views, asi como también la especificación de las fuentes de datos a ser consideradas en los indicadores.

2.1. Definiendo artefactos

Una vez que se ingresa al componente Metadata, se visualiza en el panel superior izquierdo de la pantalla la librería de artefactos (ver Cuadro 2.1.). La librería de artefactos está compuesta por un conjunto de artefactos o instrumentos que constituyen un medio para representar cada uno de los elementos que forman parte del sistema. Cada artefacto se asocia a un elemento específico, cumple un determinado objetivo y se relaciona de determinada manera con el resto de los artefactos del sistema.

A continuación se presenta el listado de artefactos posibles y una breve descripción de cada uno de ellos:

Existen dos modos para cada uno de los artefactos: Visualización y Edición. El modo visualización muestra en el panel central de análisis los elementos hijos del paquete, si es que los tiene, ya se trate de otros paquetes, de tableros, fuentes de datos o cualquier otro artefacto; o muestra la descripción del artefacto en caso de no tenerlos. El modo edición muestra los campos editables que definen los atributos de cada uno de los artefactos (ver Cuadro 2.2.)

Para dar de alta un nuevo artefacto es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del componente Metadata, posicionarse sobre el paquete padre de la librería de artefactos, en el lugar donde se desee generar el nuevo artefacto.
2. Haciendo click sobre el botón de alta de artefactos que se encuentra en el panel superior izquierdo de la pantalla, observar que se despliega el listado de artefactos posibles (ver Cuadro 2.3.)

3. Seleccionar el artefacto a generar y observar que se crea el ícono en el lugar correspondiente dentro de la librería de artefactos.

   Cuadro 2.3. Alta de nuevo artefacto

4. En el panel central de análisis ingresar la información requerida
5. Hacer click en Aplicar para guardar los cambios

Es recomendable comenzar por definir la estructura de la metadata, adoptando un criterio que priorice la clasificación de la información o el agrupamiento en paquetes de los datos de forma de generar una estructura de datos ordenada y coherente. Por ejemplo, es posible generar una estructura que donde se tenga un paquete destinado a definiciones generales del sistema, como Esquemas, Fuentes o Visualizadores; y otro paquete destinado a tableros. Al mismo tiempo, es posible generar subclasificaciones como por ejemplo agrupar las fuentes de datos en paquetes en función del origen de los datos o en función del tablero al cual alimentan. Para los casos en que exista más de una Organización y más de un Tablero, es posible basar la clasificación en función de la estructura organizativa, generando un paquete que contenga la estructura correspondiente.

Una vez generada la estructura de la metadata, es necesario realizar una serie de definiciones previas en el sistema, para posteriormente definir los tableros de control.

2.2. Definiciones del sistema

2.2.1. Esquemas

Para definir una fuente de datos de tipo vista O3 o MDX es necesario haber definido previamente un esquema de O3. El esquema permite la conexión a O3 BI a partir del servidor, puerto y usuario especificado, de manera de tomar datos de las vistas para el cálculo de los indicadores. Existirá un único esquema por instalación de O3 BI, de manera que un mismo esquema es utilizado por todas aquellas fuentes de datos que se alimenten de cualquiera de las vistas y de cualquiera de los cubos de la instalación. Por otro lado, el esquema generado es aplicable a cualquiera de las fuentes de datos existentes en la Metadata del dominio correspondiente e independientemente de la estructura que se haya construido.

Para dar de alta un nuevo esquema O3, seguir los pasos descriptos en el apartado anterior sobre alta de artefactos, seleccionando la opción O3 Esquema de la lista desplegable. Una vez abierto el modo edición del nuevo esquema, es necesario definir los siguientes atributos:

2.2.2. Fuentes de datos

Para dar de alta una nueva fuente de datos, seguir los pasos descriptos en el apartado anterior sobre alta de artefactos, seleccionando la opción Fuente de Datos de la lista desplegable. Una vez abierto el modo edición de la nueva fuente es necesario definir el tipo de fuente a partir de una de las pestañas del panel. Los tipos de fuente posibles son: Constante, Consulta SQL, Consulta MDX, Consulta Vista O3 y Tabla Constantes.

Una vez generada la fuente, es posible utilizarla desde cualquier indicador del dominio, ya sea como parte de un tablero o en un indicador independiente.

i) Constante

Es utilizada en los casos en que el valor o la meta del indicador es una constante. Puede resultar útil, por ejemplo, cuando se trata de indicadores con metas relativas (porcentajes) las cuales se desea mantener fijas. Considerar que si la constante es modificada en algún momento del tiempo entonces esta modificación se aplicaría al cálculo del indicador tanto para los períodos futuros como para los pasados, pudiendo llegar a afectar los estados anteriores del indicador.

ii) Consulta SQL

Este tipo de fuente de datos no permite realizar una consulta SQL, sino que dada una tabla ubicada en una base de datos, permite obtener de ella los valores para el indicador/meta. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Crear el DataSource: es necesario crear un DataSource para establecer la comunicación con la base de datos a utilizar. Dicho archivo debe almacenarse preferentemente bajo el directorio <o3bpa>/jboss/standalone/deployments.
2. Definir driver a utilizar: descargar el driver de la base de datos correspondiente y almacenarlo bajo el directorio <o3bpa>/jboss/server/default/lib.
3. Crear el DB Esquema: dentro de Metadata, crear un nuevo artefacto DB Esquema siguiendo los pasos descriptos en el apartado sobre alta de artefactos y seleccionando la opción DB Esquema de la lista desplegable. El formulario de solicitud de datos cargar la información requerida en los campos Nombre, Id y Fuente de datos. En el último caso se debe ingresar lo siguiente: java:/<jndi-name del DataSource>
4. Crear la Fuente de Datos: dentro de Metadata, crear un nuevo artefacto Fuente de Datos siguiendo los pasos descriptos en el apartado sobre alta de artefactos y seleccionando la opción Fuente de Datos. En la vista edición de la nueva fuente ingresar Nombre e Id. Seleccionar la pestaña Consulta SQL del panel y cargar los datos requeridos:

iii) Consulta MDX

Para definir una nueva fuente de datos como consulta MDX es necesario haber definido previamente un O3 Esquema. Al momento de definir la fuente es necesario que esté levantado el jboss de la instalación de O3 correspondiente. Posteriormente es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Indicar el nombre del esquema de O3 y del cubo a consultar
2. Elegir la dimensión que se desea sea considerada como fecha para calcular la evolución histórica del indicador.
3. Indicar los niveles de la fecha y la frecuencia a la que corresponden (ejemplo: Año - anual, etc.) Con esta acción se indica la frecuencia deseada para el cálculo del indicador. (Por ejemplo: puede ser que una dimensión fecha llegue hasta el nivel día, pero el usuario desea calcular un indicador mensual)

El lugar para indicar qué medida será tomada en cuenta para el cálculo de un indicador es el propio indicador, en su solapa de cálculo de valor.

iv) Consulta vista O3

Consideración 1: Esquema de O3

Para definir una fuente de datos como consulta vista O3 es necesario haber definido previamente un O3 Esquema. A partir de esta fuente se puede hacer referencia a cualquier vista que haya sido grabada previamente en el servidor de O3. Al momento de definir la fuente es necesario que esté levantado el jboss de la instalación de O3 correspondiente.

Consideración 2: Formato de la vista de O3

La vista de O3 que ha de ser generada y guardada para ser tomada luego como fuente de datos debe cumplir con las siguientes condiciones:

• La dimensión fecha debe estar en la primer columna, abierta según la frecuencia de cálculo del indicador.
• En las restantes columnas deben figurar los nombres de las medidas a considerar como valores o metas para uno o más indicadores.

Un ejemplo puede verse en Cuadro 2.4. Considerar que la vista generada puede contener elementos correspondientes a un solo nivel, como en el caso de ejemplo, o elementos anidados de varios niveles de una misma dimensión.

A continuación se describen los pasos a seguir para definir una consulta a vista O3 como fuente de datos:

1. Dar de alta una nueva fuente de datos.
2. En el modo edición ingresar Nombre e Id.
3. Seleccionar la pestaña Consulta Vista O3 y cargar los campos requeridos de acuerdo al siguiente criterio:
   1. Seleccionar el Esquema O3 correspondiente. Observar que el campo Vista se actualiza para mostrar las vistas del servidor indicado por el esquema.
   2. Elegir la vista correspondiente.
   3. Elegir la dimensión que se desea sea considerada como fecha para calcular la evolución histórica del indicador.
   4. Indicar los niveles de la fecha y la frecuencia a la que corresponden (ejemplo: Año - anual, etc.) Con esta acción se indica la frecuencia deseada para el cálculo del indicador. Por ejemplo: puede que una dimensión fecha llegue hasta el nivel día, pero se desee calcular un indicador mensual.

Una misma fuente de datos puede ser utilizada para varios indicadores.

v) Tabla de constantes

Esta opción es similar a la opción de Constante, pero en este caso la constante puede variar en función de uno o más atributos.

• En el cuadrante superior indicar el nombre de los campos por los que habrá de desglosarse el dato.
• En el cuadrante inferior aparecerán los campos creados, pudiendo cargar valores para cada uno de ellos.

2.2.3. Visualización

Los indicadores que integran los tableros se caracterizan por adoptar cierto estado una vez calculado, dependiendo del valor, meta y criterio de tolerancia definido en la metadata del indicador. Este estado se visualiza en el sistema en forma de semáforo con diferentes colores, tradicionalmente el clásico de tres colores: verde, amarillo y rojo.

El sistema sugiere dos visualizadores por defecto: semáforo simple 4 colores y semáforo simple 5 colores.

Para crear un nuevo visualizador, seguir los pasos descriptos en el apartado sobre alta de artefactos, seleccionando la opción Visualización de la lista desplegable. Una vez abierto el modo edición del nuevo visualizador ingresar la información requerida sobre Nombre e Id. Para la definición del nuevo visualizador es posible tomar como base cualquiera de los dos semáforos por defecto del sistema. Una vez seleccionado el deseado , la tabla Items de Visualización despliega las diferentes opciones de configuración. Es posible personalizar la cantidad de items habilitados, los colores de cada uno de ellos así como la imágen que adoptará (círculo, rombo o triángulo), 

En el ejemplo del Cuadro 2.6, se trata de un semáforo tradicional de tres colores.

2.2.4. Calendario

Por defecto se asume que el calendario usado para la definición de cada uno de los elementos es el civil (Enero - Diciembre), aunque dependiendo de la fecha de cierre de la organización o de alguna otra consideración, es posible definir distintos calendarios con distinta fecha de inicio. Esta posibilidad implica una modificación a modo informativo dentro del sistema, no afectando en nada el cálculo del tablero.

Para crear un nuevo calendario, seguir los pasos descriptos en el apartado sobre alta de artefactos, seleccionando la opción Calendario de la lista desplegable. Una vez abierto el modo edición del nuevo calendario ingresar la información requerida sobre Nombre, Id. y Descripción. Observar que el campo Mes Inicial permite seleccionar el mes inicio del calendario y luego los cuatro campos del área Presentación del Período indican el formato de visualización de las fechas en el tablero.

2.3. Definiendo tableros

Los tableros de control son una herramienta para la planificación estratégica de las organizaciones. En algunas ocasiones, existe una estrategia para el conjunto de la organización compuesta por una serie de objetivos estratégicos a lograr, indicadorres para medir su cumplimiento e iniciativas; en otras ocasiones cada unidad de negocio formula sus objetivos estratégicos específicos y su plan de acción para el cumplimiento de dichos objetivos, por lo que dispone de su propio tablero.

La estrategia puede estar o no formulada usando la metodología de Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scorecard (BSC) de Kaplan y Norton.

Previo a dar de alta un nuevo tablero, es necesario haber analizado la estructura que deberá tener, esto es, cuántas perspectivas se consideran, cuáles son los objetivos estratégicos y cuáles sus indicadores, lo cual supone un gran esfuerzo analítico previo. Una vez que esto ha sido resuelto, es posible generar esa estructura en el sistema.

2.3.1. Creando nuevo tablero

Para dar de alta un nuevo tablero de control en el sistema se deben seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar la opción Tablero de la lista desplegable de alta de artefactos. Observar que se abre una nueva vista correspondiente al nuevo tablero, tal como se observa en el Cuadro 2.7.

   Cuadro 2.7. Nuevo Tablero

2. La nueva vista contiene los siguientes dos paneles:

   Panel izquierdo

   Muestra el árbol de artefactos del tablero. Existe un botón de alta y baja de artefactos

   Panel central

   Muestra el área de análisis, donde se editan y visualizan los datos referidos a cada uno de los artefactos. En el modo Edición, el panel se divide en dos solapas: General y Seguridad. Dentro de la solapa General, se ingresan los datos de identificación del tablero como Nombre, Id., Calendario y una descripción. Dentro de la solapa Seguridad, se define que usuarios o cargos tendrán acceso al tablero.

3. Una vez ingresada la información requerida, aplicar para guardar el tablero.

2.3.2. Seguridad de tableros

Para cada uno de los tableros es posible definir que usuarios o que roles de usuarios tendrán acceso a navegar sobre él. Para ello es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del modo edición del tablero, posicionarse sobre el primer nodo de la librería de artefactos del tablero.
2. Dirigirse a la pestaña Seguridad, tal como se muestra en la figura 2.8.
3. Marcar la opción Definir Permisos Globales de Acceso y observar que aparecen dos áreas en el panel: Usuarios y Roles.
4. Desplegar el menú auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Usuarios RBAC o Roles RBAC, dependiendo de si la habilitación se prefiere hacer por usuario individual o por rol, lo que implica que todos aquellos usuarios que tengan asociado ese rol tendrán habilitada la navegación en el tablero.
5. Arrastrar y soltar el usuario correspondiente desde el listado de Usuarios RBAC hacia el área Usuarios o el rol correspondiente desde el listado de Roles RBAC hacia el área de Roles, tal como se muestra en el Cuadro 2.8.
6. Seleccionar Aplicar para guardar los cambios realizados.

2.3.3. Generando la estructura del tablero

Para generar la estructura del tablero, posicionarse sobre el elemento padre del árbol ubicado en el panel de la izquierda y comenzar generando los primeros artefactos, seleccionando la opción que corresponda a partir del botón de alta de artefactos. Generalmente se darán de alta en primer lugar las Perspectivas o Grupos, dentro de cada una de ellas sus correspondientes objetivos y luego los indicadores asociados a cada uno de estos objetivos, de manera que finalmente la estructura terminará siendo del tipo de la mostrada en el ejemplo del Cuadro 2.9.

A continuación se analizarán las características de cada uno de éstos artefactos.

2.3.1. Perspectivas

Los objetivos que han sido definidos como parte de la estrategia de la organización pueden estar agrupados en secciones que representan una clasificación de los mismos segun algun criterio. En el caso de la implementación de un Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard), las secciones representan cada una de las cuatro perspectivas o puntos de vista desde los cuales pueden ser analizados los distintos temas estratégicos:

• Financiera
• Clientes
• Procesos internos
• Aprendizajey desarrollo

Una perspectiva intenta agrupar una serie de objetivos estratégicos que son concebidos de acuerdo a las necesidades de aquellas personas vinculadas al área y desde su propia perspectiva.

Para dar de alta una nueva perspectiva, posicionarse sobre el elemento padre del árbol ubicado en el panel de la izquierda y seleccionar la opción Perspectiva a partir del botón de alta de artefactos. Observar que surge un nuevo elemento en el árbol correspondiente a la Nueva Perspectiva y se abre el modo edición de la misma en el panel central de análisis.

La información referida a la perspectiva se ingresa en el sistema a partir de las siguientes cinco pestañas:

2.3.2. Objetivos

Los objetivos son definidos como parte de la estrategia corporativa. Existen distintos objetivos dependiendo de la Unidad de Negocio o de la Perspectiva con la que se analice.También existen relaciones de causa-efecto entre ellos.

Cada objetivo debe tener asociados dos elementos fundamentales:

1. Indicadores: que constituyen las métricas usadas para medir si el objetivo se está cumpliendo o no.
2. Iniciativas: que constituyen acciones definidas tanto para asegurar el cumplimiento del objetivo como para corregir desviaciones de su estado deseado. Las iniciativas se definen y gestionan dentro del componente Tableros.

La información referida al objetivo se ingresa en el sistema a partir de las siguientes cinco pestañas:

Definición de objetivos ponderados por indicadores en O3 BP&A

Caso:

Estado de cumplimiento de un Objetivo está dado por el estado de cumplimiento de varios indicadores que dependen de, o son hijos de otros Objetivos o Grupos. El grado de afectación de cada uno de ellos sobre el Objetivo correspondiente es ponderado.

Considerar que por defecto, el estado de cumplimiento de un objetivo se calcula en función del estado de los indicadores hijos.

Supuestos:

• Existe un conjunto de indicadores - “Indicador A”, “Indicador B” e “Indicador C”  - que han sido generados en distintos lugares del tablero, son indicadores que pertenecen o son hijos de diferentes grupos u objetivos (ver Figura).

Fig. Metadata del Tablero

• Existe un objetivo – “Objetivo Ponderado” – cuyo estado depende de los indicadores anteriores. El grado de afectación o el impacto de cada uno de los indicadores sobre el Objetivo difiere.
• Se pondera de acuerdo al siguiente criterio:
  • Indicador C, pondera 50%
  • Indicador B, pondera 25%
  • Indicador A, pondera 25%

Procedimiento:

1. Generar los indicadores a ser referenciados:
   Parados sobre el Objetivo Ponderado, dar de alta nuevos indicadores hijos. Tantos como sean los indicadores que lo afectan. En el caso de ejemplo, es necesario dar de alta: “Indicador A”, “Indicador B” e “Indicador C”
   
   
   
2. Definir la referencia al indicador principal:
   Cada uno de los indicadores anteriores debe hacer referencia al indicador correspondiente. Para definir esta referencia:

• • abrir el panel desplegable de la derecha,
  • desplegar la opción “Workspace”,
  • buscar, arrastrar y soltar el indicador principal hacia el área “Referencia a”
  • Observar que el indicador referenciado solo permite editar los campos correspondientes a “Indicador” (nombre) e “Id”.
    

3. Definir cálculo del objetivo:

Para determinar el criterio de cálculo de estado del objetivo:

• Posicionarse en la vista edición del objetivo
• Ir a la pestaña “Cálculo de Estado”
• Seleccionar Método = “Por pesos”
• Observar que surge un panel con los indicadores referenciados
• Asignar la ponderación que corresponda (el peso efectivo de cada indicador será relativo a la suma de las ponderaciones, no es necesario que ésta sume 100)
  

• Aplicar cambios, republicar y calcular

2.3.3. Indicadores

Una vez que se han establecido los objetivos estratégicos a alcanzar por la organización o por alguna de sus unidades de negocio, es necesario definir un sistema de medición que permita conocer el desempeño en el tiempo de aquellos indicadores clave que afectan el cumplimiento de los objetivos. Los Indicadores constituyen uno de los elementos clave en O3BP&A. Un Indicador es por definición una representación cuantitativa (asociada a una variable o a una relación entre variables), verificable objetivamente, que refleja el estado de cumplimiento de un objetivo, acción o resultado deseado en un momento del tiempo. Cumple el rol de controlar las variables, e indicar si se lleva la dirección deseada o si es necesario ajustar el plan de acción.

Previo al alta del indicador en el sistema es necesario su análisis, el establecimiento de su comportamiento deseable, con el correspondiente criterio de tolerancia y meta.

La definición de las características de un indicador se realiza en su metadata, dentro de las distintas pestañas. A continuación se describe brevemente el propósito de cada pestaña.

Los mismos conceptos expuestos en éste apartado se aplican para el caso de Perspectivas, Objetivos, Indicadores, Grupos e Iniciativas.

2.3.3.1 General

En la pestaña General de la Metadata de un indicador se establecen sus características básicas:

Asignando responsabilidades

Tanto para las Perspectivas como para los Objetivos e Indicadores es fundamental dejar establecida su relación con la organización, es decir, su relación con las Unidades de Negocio y las Personas que la integran, determinando las responsabilidades de su definición, seguimiento y realización. La solución cuenta con el potencial necesario para definir responsabilidades al nivel de Perspectivas. Sin embargo, esta definición no es una práctica común en las organizaciones, y por lo tanto puede no ser utilizada.

Cada indicador debe tener asignados determinados responsables para cada uno de los aspectos referidos a él. Es posible asignar responsabilidades tanto a personas como a cargos dentro de una unidad de negocio, con independencia de la persona que lo ocupa.

Tipos de responsabilidad

A continuación se definen los distintos tipos de responsabilidades asociadas a un indicador.

En todos los casos anteriores, es posible definir solo una persona o solo un cargo para cada tipo de responsabilidad.

Para asignar responsables a un indicador es necesario seguir los siguientes pasos:

1. En el componente Metadata, ingresar al Tablero y posicionarse sobre el indicador.
2. En la pestaña General del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Personas o Cargos.
3. Arrastrar y soltar la persona o el cargo correspondiente dentro del área Responsables y dentro del box que corresponda según la responsabilidad.
4. Para el caso en que el responsable sea una persona solo basta con los pasos anteriores. Para el caso en que el responsable sea un cargo, es necesario posteriormente asociarle la unidad, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:
   1. En la pestaña Parámetros de Publicación dentro del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Unidades de Negocio.
   2. Arrastrar y soltar la unidad de negocio correspondiente dentro del área Unidad de Negocio.
5. Aplicar para guardar los cambios

2.3.3.2. Cálculo de estado

En la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador es posible definir el criterio a utilizar para calcular su estado.

Tipo de meta

Alcanzar y superar una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea alcancen determinada meta o la superen, para alcanzarla es necesario que los valores que se registren sean altos o se ubiquen por encima de ella. Puede aplicarse en indicadores de Ingresos y Ganancias.Al calcular el estado del indicador se compara el valor con respecto a su meta, y de acuerdo al criterio de tolerancia usado se asigna el estado que corresponda, lo cual se representa a travéz del visualizador seleccionado. Este punto se trata en Bandas y visualización.

Mantenerse bajo una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea no superen determinada meta, a diferencia del caso anterior, es deseable que los valores adoptados se mantengan por debajo. Puede aplicarse en indicadores de Costos y Gastos. Al calcular el estado del indicador se compara el valor con respecto a su meta, y de acuerdo al criterio de tolerancia usado se asigna el estado que corresponda, lo cual se representa a travéz del visualizador seleccionado. La definición de las bandas y la visualización se realiza siguiendo el mismo criterio al visto en el caso anterior.

En el entorno de una meta

Se usa en aquellos indicadores que se desea se mantengan constantes dentro de cierto rango de valores. A diferencia de los dos casos anteriores, en éste caso las bandas representan los rangos de valores que puede adoptar el indicador, se trata de rangos definidos en torno a la meta y simétricos con respecto a ésta.

Tendencia creciente

Se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores crecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es mayor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea creciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Creciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el Cuadro 2.10., se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. En este caso, el indicador muestra una tendencia creciente para los primeros períodos pero decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es rojo.

Tendencia decreciente: se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores decrecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es menor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea decreciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Decreciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el cuadro 2.11., se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. El indicador muestra una tendencia oscilante para los primeros períodos y decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es verde.

Bandas y visualización

Para definir el criterio de tolerancia es necesario considerar los siguientes puntos:

• Cada uno de los estados que puede adoptar el indicador esta representado por Bandas
• La cantidad de Bandas es función del visualizador usado, seleccionado a partir del campo Visualización.
• Cada Banda está asociada a uno de los colores del visualizador
• En el panel Bandas se ingresan los valores de corte de cada una de ellas
• Para determinar la Banda en la que se ubica el indicador, el sistema adopta el siguiente criterio:
  • Toma el resultado del cálculo = Meta - Valor
  • Compara el resultado con los valores de corte
  • Asigna al indicador la banda con el estado correspondiente
• La visualización puede ser Absoluta o Relativa (en el cuadro 2.12. y 2.13 se presenta un ejemplo de cada caso)

Indicadores cualitativos

Los indicadors cualitativos son aquellos cuyo valor no adopta una forma numérica sino un texto que representa alguna cualidad del hecho que se analiza.

En BP&A por defecto los indicadores son cuantitativos aunque es posible crear indicadores cuyos valores sean etiquetas, donde cada etiqueta corresponde a un valor numérico. Para ello, ingresar a la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador y en el campo Cálculo de Valor Actual, ubicado en el panel derecho, seleccionar la opción Cualitativo. Observar que el sistema sugiere usar o no un esquema predefinido. En caso de optar por un esquema predefinido es necesario que previamente se haya dado de alta a partir del artefacto Modelo Cualitativo para que aparezca como opción en el campo Esquema de clasificación. En caso de optar por un esquema individual, entonces el esquema debe ser definido en su totalidad. Un ejemplo se expone en el Cuadro 2.14.

Al definir las bandas y visualización del indicador, es necesario considerar las siguientes observaciones:

• El cálculo de estado se realiza con los valores numéricos tomados por las variables Valor y Meta. En el ejemplo, tanto el Valor como la Meta pueden ser de 1 a 4.
• En el Tablero, los resultados se muestran como cualitativos, considerando su etiqueta y no su valor numérico.

En el ejemplo anterior, la definición de los valores de corte de las bandas se define de la misma forma que en el caso de indicadores cuantitativos. Si se asume que el resultado deseable es "Bueno" entonces es posible definir Meta = 3, de esa forma se obtendrían los siguientes resultados como valores de corte entre cada banda:

Desplazar fecha

Los campos del área Desplazar fechas indican a cuántos días se debe diferir el cálculo del último período de tiempo con datos. Dispone de tres lapsos de tiempo que indican:

• Cálculo Tentativo: cantidad de días hacia atrás con respecto a la fecha de cálculo a partir de cuando comienza el cálculo del indicador. Ej. si se trata de un indicador mensual y se asignan 30 dias como cálculo tentativo, entonces el indicador comienza a calcularse desde el primer día del mes, todos los días.
• días hasta el cálculo recomendado
• días hasta el cálculo final

Calendario

El campo calendario permite seleccionar el tipo de calendario a aplicarse según el indicador. Esto es usado en los casos en que la organización o unidad de negocio correspondiente se gestione de acuerdo a calendarios específicos, o manejen fechas de cierre propias, que pueden no coincidir con el año civil.

2.3.3.3. Cálculo de valor

En la pestaña Cálculo de Valor se define el origen de datos para la Meta y para el Valor: Manual, Fuente de datos o Fórmula. A continuación se analizan las características de cada una de ellas:

Manual

Se aplica en aquellos casos en que la información por período del Valor y/o Meta es ingresada manualmente al sistema. El procedimiento de ingreso es el descripto en el apartado correspondiente de la sección Tableros

Fuente de datos

Se aplica en aquellos casos en que la información se obtiene a partir de una fuente de datos, utilizando cualquiera de las fuentes definidas en la lista de artefactos. Es por ello que previo a realizar esta definición es necesario asegurarse que exista el artefacto correspondiente. El procedimiento de alta de un Esquema y Fuente de Datos es descripto en el apartado ISPRDBPA:2.2.1. Esquemas.

Una vez hecho esto, es necesario seguir los siguientes pasos para realizar la definición:

1. Seleccionar la opción fuente de la lista desplegable
2. Seleccionar la fuente deseada del listado de fuentes sugerido. Considerar que este listado está compuesto por todas aquellas fuentes dadas de alta en el sistema.
3. Seleccionar la medida deseada. Considerar que para el caso de una vista O3, cada medida corresponde a cada una de las columnas de la vista.
4. Ingresar un factor de reducción si corresponde. El factor de reducción divide la cifra obtenida de la fuente y toma ese resultado.
5. Definir decimales, indicando el número de decimales a considerar.
6. Definir filtros si corresponde

Fórmula

Se aplica en aquellos casos en que el valor o meta del indicador se calcula en función de otros indicadores. El procedimiento para definir una fórmula es el siguiente:

1. Dentro de la pestaña Cálculo de Valor de la Metadata del indicador, seleccionar la opción Fórmula de la lista desplegable correspondiente, según se quiera definir para Meta o para Valor
2. Desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace
3. Arrastrar y soltar cada uno de los indicadores que formarán parte de la fórmula desde el Workspace hacia el área Parámetros
4. Posicionarse en las celdas de la primer columna e ingresar un nombre a cada parámetro
5. En el campo Fórmula ingresar la especificación, usando los nombres de los parámetros y los operadores necesarios para relacionarlos
6. Hacer click sobre la opción Validar para verificar que la especificación sea correcta
7. Seleccionar Aceptar para guardar los cambios

Considerar las siguientes observaciones:

• Las fórmulas se calculan solo si los indicadores usados como parámetro tienen cargado valor y meta. Si el valor y/o la meta no están cargados para el período correspondiente, entonces la fórmula no se calcula, independientemente de si use solo uno o ambos en la fórmula.
• Las fórmulas se calculan solo si los indicadoresusados como parámetro tienen cargado datos para todo el período. Si al menos uno de ellos tiene períodos sin datos entonces no se calculan.

2.3.3.4. Relaciones

En la pestaña Relaciones se definen las relaciones de dependencia entre el indicador y el resto de los elementos del tablero. Para definirlas es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace
2. Arrastrar y soltar cada uno de los elementos que contribuyan al indicador en el área de dependencias (Depende de). Por ejemplo, en caso de que tenga una fórmula definida se podrán arrastrar sus parámetros.
3. Arrastrar y soltar cada uno de los elementos a los que contribuye el indicador en el área de contribuciones (Contribuye a). Por ejemplo, los indicadores que lo tienen como parámetro en su fórmula.
4. Aplicar para guardar cambios.

Observar que si bien pueden existir relaciones entre los distintos indicadores por el hecho de existir fórmulas definidas entre ellos, éstas relaciones no son reconocidas en el Mapa de Dependencias del Tablero si no se encuentran definidas en esta pestaña.

2.3.3.5. Referencias

En la pestaña Referencias se definen:

Etiquetas

Constituyen nombres adicionales que hacen referencia al indicador y que facilitan su búsqueda. Para agregar una etiqueta hacer click sobre el botón de alta de etiquetas que se encuentra bajo el panel e ingresar el nombre en el nuevo campo. Aplicar para guardar los cambios.

Enlaces

Constituyen páginas webs de interés, relacionadas al indicador. Esto permite que en el tablero exista un link hacia cada una de ellas. Para agregar un enlace hacer click sobre el botón de alta de enlaces que se encuentra bajo el panel e ingresar la URL correspondiente así como una descripción. Aplicar para guardar los cambios.

2.3.3.6. Descripción

En la pestaña Descripción existe un campo de texto donde es posible ingresar información adicional sobre el indicador y sus principales características.

2.3.3.7. Parámetros de Publicación

En la pestaña Parámetros de Publicación se definen:

Fecha de Publicación

La fecha de publicación determina a partir de cuándo se comienza a calcular el indicador, lo cual dependerá de la disponibilidad de datos históricos asi como de las necesidades de análisis de los usuarios. Considerar que cada elemento del tablero puede tener definida su fecha de publicación individual, o en caso de no tenerla adopta la fecha de publicación del tablero, la cual se indica al momento de su publicación. En el primer caso, el objetivo asociado al indicador deberá tener igual fecha de publicación para poder ser calculado. En el último caso, la fecha de publicación del tablero se aplica a todos aquellos elementos (Perspectivas, Objetivos e Indicadores) que no no tengan una fecha propia definida.

Considerar que en el caso de los indicadores con fuente de datos, el indicador comienza su cálculo a partir del primer dato disponible, que puede ser para un período posterior a la fecha de publicación del tablero. Ej. se publica un tablero con fecha de publicación 01/01/2008 pero para uno de sus indicadores se disponen datos a partir del 01/01/2009 por lo que el indicador se calculará a partir de esa fecha. 

En el caso de indicadores con fórmula, el indicador comienza su cálculo a partir de la fecha de publicación. Si para el primer período no existe dato disponible en alguno de sus parámetros, entonces no se calcula y queda sin ser calculado también para los períodos siguientes. Es necesario definir una fecha de publicación individual para este tipo de indicadores, coincidente con la fecha a partir de la cual todos los parámetros han sido calculados.

Unidad de Negocio

Corresponde a la unidad de negocio que hace uso del indicador o que lo gestiona, lo cual muchas veces puede no estar determinado quedando este campo sin definir. En los casos en que se ha asignado como responsable a un cargo de la organización, es necesario definir aquí la unidad de negocio de que se trate. Para hacerlo, desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Unidades de Negocio. Luego arrastrar y soltar la unidad de negocio correspondiente dentro del área.

Plantillas

O3BP&A permite replicar una misma estructura de objetivos/indicadores para varios elementos de una dimensión de O3. Esto resulta de utilidad para los casos en que, por ejemplo, existe un mismo objetivo para un grupo de unidades de negocio o existe un mismo indicador que se aplica para un grupo de mercados, regiones, gerencias, etc. En este sentido, la opción es crear un

Para aplicar una plantilla se deben seguir los siguientes pasos:

1. Elaborar una vista en O3 en la que figure en las filas la dimensión que se pretende aplicar como plantilla y en las columnas cualquier elemento, por ejemplo una medida. Un ejemplo se muestra en el Cuadro 2.16. En éste caso se trata de un indicador de ventas que se desea crear para cada uno de los mercados con los que se trabaja.

   Cuadro 2.16. Vista O3 para plantillas

2. Crear una nueva fuente de datos asociada a la vista O3 creada  
3. Ingresar a la Metadata del elemento sobre el que se quiere aplicar la plantilla.
4. En la pestaña Parámetros de publicación marcar la opción Activar plantilla
5. Seleccionar como Fuente la creada en el punto 2 y como Dimensión a aplicar aquella que muestre todos los elementos que tomará la plantilla, tal como se muestra en el Cuadro 2.17.

6. Escribir una palabra clave de etiquetas y una para filtros (pueden coincidir) Por ejemplo: "mercado"

   Cuadro 2.17. Definición de plantilla

7. En la pestaña Cálculo de Valor seleccionar la fuente de datos que corresponda pero agregar un filtro donde se indique la dimensión usada en la plantilla.
8. Si se desea que el indicador modifique su nombre de acuerdo al elemento de la plantilla del que se trate, alcanza con escribir en el nombre la clave. Por ejemplo, si se nombra un indicador como Ventas %mercado%, donde mercado es la palabra clave de la plantilla, se irá mostrando en cada caso el nombre del mercado correspondiente
9. Aplicar para guardar los cambios.

Es necesario considerar que en el caso de un indicador con plantilla, se trata de la fuente de datos del mismo indicador. En el caso de un objetivo/grupo/perspectiva, es necesario definir una a una las fuentes de datos de los indicadores que la alimentan. Para ello:

1. Dirigirse a la pestaña Cálculo de Valor. Además de la configuración genérica (como se define en cualquier fuente de datos) Es necesario agregar datos específicos de la plantilla. Éstos se agregan en el cuadrante titulado Filtros. En Id escribir el nombre de la dimensión que se utiliza para aplicar la plantilla
2. En Valor escribir la palabra clave entre signos de % (en el ejemplo: %mercado%)

2.3.3.8. Gráfica

En la pestaña Gráfica se definen el tipo de gráfica de Situación y Evolución y sus propiedades. A continuación se presentan las diferentes opciones de edición:

Modificar el tipo de gráfico

El sistema permite seleccionar el tipo de gráfica a usar para visualizar la situación y evollución del indicador, ya sean líneas, barras, torta, área, etc.

Para modificar el tipo de gráfico seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo "Usar configuración por defecto" (la configuración por defecto corresponde al gráfico de líneas).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Tipo de Gráfica", luego indicar el tipo deseado - áreas, barras, líneas y columnas - dentro del panel central y observar el resultado gráfico a modo de ejemplo en el panel de la derecha.
4. Aplicar para guardar cambios

Modificar los colores del gráfico

Además del tipo de gráfica, es posible modificar sus colores. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo Usar configuración por defecto (la configuración por defecto corresponde a los colores celeste y lila).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para  editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Serie" y observar que se despliegan dos opciones: "serie0" (corresponde a la serie de color lila: valor) y "serie1" (corresponde a la serie de color celeste: meta).
4. Hacer click sobre el botón "Color de relleno de la serie", seleccionar el color deseado y observar el resultado en el ejemplo gráfico de la derecha.
5. Aplicar para guardar cambios

Cambiar la escala de los ejes del gráfico

Por otro lado también es posible modificar la escala de los ejes. Para ello seguir los siguientes pasos:

1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo Usar configuración por defecto (la configuración por defecto corresponde a ejes que se cortan en 0).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Ejes" y observar que se despliegan tres opciones: "category" (corresponde al eje X), "numeric1" (corresponde al eje Y) y "numeric2" (corresponde al eje Z, para los casos en que exista un tercer plano). Posicionarse sobre la opción de eje a modificar.
   1. Para que la gráfica se ajuste automáticamente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala"
   2. Para ajustar la gráfica manualmente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala", ingresar en el campo "Valor máximo en eje numérico" y "Valor mínimo en eje numérico" los valores que se deseen definir. Considerar que todo valor del indicador que esté por fuera de los valores definidos no será visualizado en el gráfico
   3. Observar el resultado gráfico a modo de ejemplo en el panel de la derecha.
4.  Aplicar para guardar cambios. 

2.3.4. Grupos

Un grupo intenta centralizar una serie de elementos de acuerdo a un criterio que difiere del criterio usado en el caso de la perspectiva. Puede ser un criterio geográfico, un criterio asociado a la división del trabajo dentro de la organización o a cualquier otro ordenamiento. Los grupos se visualizan de forma similar a las perspectivas y, así como los objetivos, pueden tener un estado calculado en función del estado de los elementos que lo compoenen o permanecer sin estado cuando corresponda. Un grupo puede estar compuesto a su vez por otros grupos asi como por objetivos e indicadores. Por otro lado, también pueden asociársele iniciativas dentro del componente Tableros. 

La información referida al grupo se ingresa en el sistema a partir de las siguientes cinco pestañas:

2.3.5. Mapas de estrategia

El mapa de estrategia de una organización permite comunicar en forma gráfica la estrategia corporativa establecida para cumplir con la misión y visión de la empresa, mostrando la interacción entre los distintos objetivos a través de las relaciones causa-efecto que existen entre ellos. En el caso del CMI, el mapa de estrategia constituye una de las herramientas fundamentales para el análisis de los resultados obtenidos de acuerdo a la estrategia delineada y la posterior toma de decisiones.

En función de la metodología empleada para definir el tablero y de las necesidades de análisis, el sistema permite generar varios mapas por tablero. Los mapas pueden ser generados dentro de la carpeta llamada Mapas, que surje por defecto al crear el tablero.

Para generar un nuevo mapa es necesario seguir los siguientes pasos.

1. Posicionarse sobre la carpeta Mapas y seleccionar la opción Nuevo Mapa de la lista de alta de artefactos.
2. Desplegar el menú de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace.
3. Arrastrar y soltar en el área central del panel, donde será definido el mapa, todos aquellos elementos del tablero que formarán parte del mapa. Es posible reubicarlos arrastrando hasta el lugar deseado.
4. Para el caso de las perspectivas, considerar que es necesario soltar el elemento sobre el extremo izquierdo del mapa. Una vez posicionado el mouse en el área permitida, se verá una marca para indicar que se trata del lugar correcto.
5. Dentro del menu de la derecha, seleccionar el boton Editor y observar que se despliegan una serie de herramientas de edición que pueden ser usadas para dar formato al mapa y definir las relaciones entre los elementos.
6. Aplicar para guardar cambios

A continuación se muestra un mapa de estrategia clásico usando la metodología CMI y tal como se visualiza en Metadata.

2.3.6. Smart views

Constituyen herramientas de análisis que permiten analizar uno de lo elementos del tablero a partir de la situación de cada uno de los elementos que lo afectan, implica ir hacia delante o atrás en la cadena de dependencias tantos niveles cuanto sea necesario en forma de árbol. Por ejemplo, si se define a solo un nivel y para las dependencias (en lugar de contribuciones) entonces el Smart View muestra el elemento raíz y todas sus dependencias directas, esto es todos aquellos elementos que lo afectan. Si se definen dos niveles entonces el Smart View muestra el elemento, todos aquellos que lo afectan directamente y todos aquellos que afectan a éstos últimos. Y así sucesivamente.

Para generar un nuevo smart view es necesario seguir los siguientes pasos:

1. Posicionarse sobre la carpeta Smart Views y seleccionar la opción Nuevo Smart View de la lista de alta de artefactos.
2. Posicionado sobre el nuevo smart view, cargar su Nombre e Id. y seleccionar su Tipo (dependencia o contribuciones)
3. Seleccionar el tablero donde se encuentra el elemento correspondiente
4. Seleccionar el parámetro, esto es, el elemento raíz
5. Indicar la cantidad de niveles a considerar
6. Aplicar para guardar cambios

2.4. Edición de Unidades

Dentro del componente Metadata, en el box ubicado en el extremo superior izquierdo de la ventana y que indica el lugar del sistema en el que se encuentra, surgen dos botones: "Editar Unidades" y "Editar Escalas". Hacer click sobre "Editar Unidades" y observar que surge una nueva ventana llamada Unidades. Para dar de alta una nueva unidad, seleccionar el botón "+" e ingresar los datos requeridos en los campos ubicados en el área de la derecha de la ventana. Aplicar y observar que los cambios se apliquen con éxito, lo que implica que surge una nueva opción en el listado de unidades desplegado en el área de la izquierda de la ventana. 

2.5. Edición de Escalas

Dentro del componente Metadata, en el box ubicado en el extremo superior izquierdo de la ventana y que indica el lugar del sistema en el que se encuentra, surgen dos botones: "Editar Unidades" y "Editar Escalas". Hacer click sobre "Editar Escalas" y observar que surge una nueva ventana llamada Escalas. Para dar de alta una nueva escala, seleccionar el botón "+" e ingresar los datos requeridos en los campos ubicados en el área de la derecha de la ventana. Aplicar y observar que los cambios se apliquen con éxito, lo que implica que surge una nueva opción en el listado de escalas desplegado en el área de la izquierda de la ventana.

2.6. Seguridad de tableros

La seguridad de los tableros refiere al nivel de acceso permitido en cuanto a usuarios o roles específicos. Esto se define en la pestala Seguridad del tablero.

Es posible definir permisos globales de acceso, a partir de los cuales se etabecen qué usuarios o roles pueden acceder al pesente tablero. Esto se realiza arrastrando el nombre del usuario o el rol hacia el área central, columna Usuarios/Roles. Por ende, todos aquellos usuarios no incluídos en el listado no podrán acceder al tablero en su conjunto.

Cuadro 2.20.

Considerar que la definición de permisos globales de acceso puede realizarse también a nivel de perspectiva, objetivo o indicador.

2.7. Publicación de tableros

Una vez que se ha finalizado la construcción y el diseño del tablero en la Metadata, es necesario su publicación para que pase a estar dispnible para su cálculo y posterior análisis de los usuarios involucrados.

Para ello, estando en la Metadata de un tablero, hacer click sobre el botón Publicar disponible en el panel central. Una vez hecho esto, surgirá la ventana de publicación donde se deberán definir los siguientes puntos:

Finalmente al hacer click en Publicar, se ejecuta la publicación del tablero con las características antes definidas.

2.8. Recálculo automático de tableros o planes

El cálculo de un tablero o plan puede ser ejecutado de forma manual por el propio usuario, o de forma automática por el sistema.

La configuración del cálculo automático de un tablero o plan se realiza desde la pestaña "Recálculo Automático" disponible en la metadata del tablero o plan. Alli es posible definir la fecha de inicio y fin del cálculo, asi como también la hora y periodicidad de recálculo.

Es necesario seguir los siguientes pasos:

• Establecer fecha de inicio de los procesos de recalculo automático
  Los campos a cargar son los siguientes:
  
  • Fecha: fecha a partir de la cual se activa el recálculo.
  • Hora: el primer campo contiene la hora del día (de 0 a 23), y el segundo campo los minutos correspondientes (de 0 a 59)
  • Hora de fin: hora hasta la cual se ejecuta el proceso, comenzando desde la hora definida previamente.
    
    
• Establecer la fecha de fin de los procesos de recálculo automático
  Los campos a cargar son los siguientes
  
  • Fecha de fin: fecha hasta la cual está activo el recálculo automático. Luego de esa fecha el tablero/plan no se calcula.
    
    
• Criterio de repetición del recálculo
  Los campos a cargar son los siguientes
  
  • Cantidad de veces al día cada: se activa en caso de ser necesario reiterar el cálculo más de una vez al día. El primer campo indica el tiempo transcurrido entre un cálculo y el siguiente y el segundo campo indica la unidad de medida de ese tiempo (Ej. si se indica 12 Horas, entonces se realizarán dos cálculos diarios, cada 12 horas a partir de la fecha y hora definida arriba)
  • Varios días (Seleccionar una opción): se activa en caso de ser necesario refinar la reiteración del cálculo.
    
    • Diariamente: indica si el cálculo se hace todos los días, o solo los días de semana.
    • Semanalmente: indica el o los días de la semana en que se realiza el cálculo, para ello seleccionar la opción:
      
      
      
      
    • Mensualmente: indica los días concretos del mes en que se realiza el cálculo, para ello seleccionar la opción:
      
      

                              Considerar que de las tres opciones propuestas previamente, el sistema tomará solo una, aquella en la que el usuario esté posicionado al guardar.

Una vez finalizada la configuración, es necesario guardar los cambios referidos al recálculo (observar que dentro de la pestaña existe un botón "Aplicar" en el extremo inferior derecho del formulario). Finalmente se deben aplicar los cambios referidos al tablero (observar que fuera de la pestaña existe un botón "Aplicar").

Recordar que para hacer efectivas las configuraciones previas es necesario republicar el tablero o plan correspondiente.