III. ORGANIZACIONES
Conceptos generales
En el componente Organizaciones de O3 BP&A se definie la estructura organizativa de la empresa. Este modelo de organización definido es usado como un medio para establecer la mejor manera de alcanzar los objetivos propuestos en la estrategia organizacional, dividiendo tareas y asignando responsabilidades.
Cada organización es entendida como una estructura jerárquica conformada por un conjunto de unidades ordenadas (Gerencia, Departamento, División, etc.). Cada unidad organizativa cumple funciones específicas dentro de la organización y puede ser diferenciada del resto por tener, por ejemplo, su propia misión, estrategia, planes, dirección o presupuesto.
Una persona es todo integrante de la organización, que se desempeña en alguna de las unidades definidas, bajo determinado cargo y que puede tener o no una responsabilidad directa sobre los eventos definidos en el sistema, ya sea como responsable de la ejecución de una acción de negocio, encargada de cargar la meta de un indicador, etc.
Las personas definidas como integrantes de la organización no necesariamente se corresponden con los usuarios definidos en el sistema. Esto es, existen personas que pueden no ser usuarios del mismo, pero sin embargo tener alguna responsabilidad sobre los eventos, por ejemplo, carga de datos usados para el cálculo de un indicador, seguimiento de un objetivo o realización de una iniciativa En éste caso, no tendrán un usuario creado (nombre de usuario y contraseña) para loguearse, pero podrán recibir alertas via mail o sms.
Espacio de trabajo
- Ubicación actual: indica el componente y el elemento sobre el que estoy navegando
- Panel de organizaciones: listado de organizaciones existentes en el sistema
- Panel de personas: listado de personas integrantes de las organizaciones existentes en el sistema
- Modos de visualización: permite cambiar la información y las opciones disponibles en el panel central de análisis.
- Visualización: muestra la información general de la organización como su nombre y descripción.
- Organigrama: representa la estructura organizativa y las relaciones de jerarquía entre las unidades de la organización.
- Edición: permite editar la estructura, esto es, modificar unidades existentes, crear nuevas y asignar a las personas inegrantes.
- Edición de tipologías: permite definir según la tipología usada al momento de estructurar la organización, según los términos propios de cada organización.
- Editar Cargos
- Editar Tipos de Unidades de Negocio
- Panel central de análisis: despliega la información que corresponda según el modo de visualización seleccionado.
Generando la estructura organizativa
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Alta de nueva organización
Para dar de alta una nueva organización es necesario seguir los siguientes pasos:
- Ingresar al componente Organización del menú principal
- En el panel Organizaciones situado a la izquierda de la ventana se visualiza la lista de Organizaciones que han sido creadas anteriormente.
- Para dar de alta una nueva organización hacer click en el botón de alta"+", abajo a la derecha del panel.
- En el panel central de análisis aparecerán dos campos para cargar el nombre (etiqueta) y la descripción de la nueva organización. Una vez ingresada la información hacer click en Aplicar para guardar.
- En el panel Organizaciones aparecerá un nuevo elemento correspondiente a la nueva organización. Posicionarse sobre él y en el panel central de análisis seleccionar el modo edición para editar para editar su estructura.
- En la nueva vista, existe un panel a la izquierda que contiene el árbol con la jerarquía organizacional definida y el panel central de análisis a partir del cual se visualiza o edita cada unidad de negocio. Por defecto la organización se genera con una única entidad llamada Gerencia General.
- Para generar el árbol a partir de la Gerencia General, posicionarse sobre la unidad de negocio padre y hacer click en el botón de alta "+". Observar que se agrega una nueva unidad en el lugar indicado.
Para definir los atributos de la nueva unidad de negocio, posicionarse sobre ella y seleccionar el modo edición.
- Observar que en el panel central de análisis aparecen una serie de campos a ser cargados con información referida al nombre, etiqueta, descripción, tipo e integrantes de la unidad de negocio. Una vez que esta información haya sido cargada, hacer click en Aplicar para guardar los cambios.
En el panel Organizaciones aparecerá un nuevo elemento correspondiente a la nueva organización. En caso de ser necesario editar sus datos, posicionarse sobre él y en el panel central de análisis seleccionar el modo edición.
Alta de personas
Para dar de alta una persona es necesario seguir los siguientes pasos
- Ingresar al componente Organización del menú principal
- En el panel Personas situado a la izquierda de la ventana se visualiza la lista de personas que han sido creadas anteriormente.
- Para dar de alta una nueva persona hacer click en el botón de alta"+", abajo a la derecha del panel.
- Cargar la información requerida en el panel central de análisis (login, nombre, apellido e email de la persona).
- Hacer click en Aplicar para guardar.
En el panel Personas aparecerá un nuevo elemento correspondiente a la nueva persona. En caso de ser necesario editar sus datos, posicionarse sobre él y en el panel central de análisis seleccionar el modo edición.
Asignación de integrantes a unidades de negocio
Una vez definida la persona, se debe realizar la vinculación con la unidad de negocio en la que se desempeña.
Para realizar la asignación es necesario seguir los siguientes pasos:
En el modo edición de una organización, situarse en la unidad de negocios y elegir el modo edición de dicha unidad
- Dentro del componente Organización, abrir el modo edición de la unidad de negocio correspondiente
- Observar que en el panel central de análisis existe un área de integrantes con un listado de las personas y cargos.
- Abrir el panel de opciones auxiliares de la derecha, desplegar la opción personas
Arrastrar y soltar dentro del cuadro de integrantes las personas a asignar
- Aplicar los cambios
Para visualizar los integrantes de cada unidad de negocio y sus cargos respectivos, ir al modo visualización de la unidad de negocio.
Tipología de cargos y unidades de negocio
Definición de cargos
Para definir la tipología de cargos sugeridos por el sistema toda vez que se realiza la vinculación entre los integrantes y las unidades de negocio es necesario seguir los siguientes pasos:
Dentro del componente Organización, hacer click sobre el botón "Editar Cargos" que se encuentra en el ángulo superior izquierdo de la pantalla y encima del panel Organizaciones. Observar que se abre una nueva ventana que contiene dos paneles. En el panel de la izquierda se listan los cargos actualmente definidos, existen algunos por defecto, y en el cuadrante de la derecha es posible visualizarlos o editarlos
- Para dar de alta un nuevo cargo, hacer click sobre el botón de alta ubicado en el panel izquierdo
- En el panel derecho aparecen dos campos en los cuales se debe cargar el id. y el nombre del nuevo cargo
- Aplicar los cambios
Además es posible buscar cargos usando el campo Filtro y dar de baja cargos definidos usando el botón de baja "-".
Definición de tipos de unidades de negocio
Para definir los tipos de unidades de negocio sugeridas por el sistema toda vez que se da de alta una nueva unidad es necesario seguir los siguientes pasos:
Dentro del componente Organización, hacer click sobre el botón Editar Tipos de Unidades de Negocio que se encuentra en el ángulo superior izquierdo de la pantalla y encima del panel Organizaciones. Observar que se abre una nueva ventana que contiene dos paneles. En el panel de la izquierda se listan los tipos actualmente definidos, existen algunos por defecto, y en el cuadrante de la derecha es posible visualizarlos o editarlos.
- Para dar de alta un nuevo tipo, hacer click sobre el botón de alta ubicado en el panel izquierdo
- En el panel derecho aparecerán dos campos en los cuales se debe cargar el id. y el nombre del nuevo tipo
- Aplicar los cambios.
Además es posible buscar tipos usando el campo Filtro y dar de baja tipos definidos usando el botón de baja "-".