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Indicadores

Una vez que se han establecido los objetivos estratégicos a alcanzar por la organización o por alguna de sus unidades de negocio, es necesario definir un sistema de medición que permita conocer el desempeño en el tiempo de aquellos indicadores clave que afectan el cumplimiento de los objetivos. Los Indicadores constituyen uno de los elementos clave en O3BP&A. Un Indicador es por definición una representación cuantitativa (asociada a una variable o a una relación entre variables), verificable objetivamente, que refleja el estado de cumplimiento de un objetivo, acción o resultado deseado en un momento del tiempo. Cumple el rol de controlar las variables, e indicar si se lleva la dirección deseada o si es necesario ajustar el plan de acción.

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Los mismos conceptos expuestos en éste apartado se aplican para el caso de Perspectivas, Objetivos, Indicadores, Grupos e Iniciativas. Anchorgeneralgeneral

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• General

En la pestaña General de la Metadata de un indicador se establecen sus características básicas:

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• Asignando responsabilidades

Tanto para las Perspectivas como para los Objetivos e Indicadores es fundamental dejar establecida su relación con la organización, es decir, su relación con las Unidades de Negocio y las Personas que la integran, determinando las responsabilidades de su definición, seguimiento y realización. La solución cuenta con el potencial necesario para definir responsabilidades al nivel de Perspectivas. Sin embargo, esta definición no es una práctica común en las organizaciones, y por lo tanto puede no ser utilizada.

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1. En el componente Metadata, ingresar al Tablero y posicionarse sobre el indicador.
2. En la pestaña General del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Personas o Cargos.
3. Arrastrar y soltar la persona o el cargo correspondiente dentro del área Responsables y dentro del box que corresponda según la responsabilidad.
4. Para el caso en que el responsable sea una persona solo basta con los pasos anteriores. Para el caso en que el responsable sea un cargo, es necesario posteriormente asociarle la unidad, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos:
   1. En la pestaña Parámetros de Publicación dentro del modo Edición, desplegar el panel auxiliar de la derecha y dentro de él la opción Unidades de Negocio.
   2. Arrastrar y soltar la unidad de negocio correspondiente dentro del área Unidad de Negocio.
5. Aplicar para guardar los cambios

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• Cálculo de estado

En la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador es posible definir el criterio a utilizar para calcular su estado.

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Se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores crecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es mayor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea creciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Creciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el Cuadro 2.10.cuadro, se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. En este caso, el indicador muestra una tendencia creciente para los primeros períodos pero decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es rojo.

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Tendencia decreciente: se usa en aquellos indicadores que se desea registren valores decrecientes período a período. Para calcular el estado se compara el valor del período actual con respecto al valor del período previo. Si el valor del período actual es menor al del período anterior entonces se cumple que la tendencia sea decreciente, y dependiendo del visualizador usado el estado podrá ser verde. En la Metadata del indicador, al definir el Cálculo de Estado, definir el Tipo de Meta como Tendencia Decreciente y la frecuencia deseada. No se requiere definir la visualización dado que no será usada al momento del cálculo, ni tampoco se requiere la carga de una meta, aunque si es posible ingresar una, lo cual que no tendrá efecto sobre el cálculo y solo se visualiza en el gráfico de situación y evolución del indicador a modo de referencia. En el cuadro 2.11., se visualiza el gráfico de situación y evolución de un indicador con éste tipo de meta. El indicador muestra una tendencia oscilante para los primeros períodos y decreciente entre el último dato y el anterior, por lo que su estado es verde.

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Bandas y visualización

Para definir el criterio de tolerancia es necesario considerar los siguientes puntos:

• Cada uno de los estados que puede adoptar el indicador esta representado por Bandas
• La cantidad de Bandas es función del visualizador usado, seleccionado a partir del campo Visualización.
• Cada Banda está asociada a uno de los colores del visualizador
• En el panel Bandas se ingresan los valores de corte de cada una de ellas
• Para determinar la Banda en la que se ubica el indicador, el sistema adopta el siguiente criterio:
  • Toma el resultado del cálculo = Meta - Valor
  • Compara el resultado con los valores de corte
  • Asigna al indicador la banda con el estado correspondiente
• La visualización puede ser Absoluta o Relativa (en el cuadro 2.12. y 2.13 los cuadros siguientes se presenta un ejemplo de cada caso)

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Indicadores cualitativos

Los indicadors cualitativos son aquellos cuyo valor no adopta una forma numérica sino un texto que representa alguna cualidad del hecho que se analiza.

En BP&A por defecto los indicadores son cuantitativos aunque es posible crear indicadores cuyos valores sean etiquetas, donde cada etiqueta corresponde a un valor numérico. Para ello, ingresar a la pestaña Cálculo de Estado de la Metadata de un indicador y en el campo Cálculo de Valor Actual, ubicado en el panel derecho, seleccionar la opción Cualitativo. Observar que el sistema sugiere usar o no un esquema predefinido. En caso de optar por un esquema predefinido es necesario que previamente se haya dado de alta a partir del artefacto Modelo Cualitativo para que aparezca como opción en el campo Esquema de clasificación. En caso de optar por un esquema individual, entonces el esquema debe ser definido en su totalidad. Un ejemplo se expone en el Cuadro 2cuadro.14.

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El campo calendario permite seleccionar el tipo de calendario a aplicarse según el indicador. Esto es usado en los casos en que la organización o unidad de negocio correspondiente se gestione de acuerdo a calendarios específicos, o manejen fechas de cierre propias, que pueden no coincidir con el año civil. Anchorcalculovalorcalculovalor

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• Cálculo de valor

En la pestaña Cálculo de Valor se define el origen de datos para la Meta y para el Valor: Manual, Fuente de datos o Fórmula. A continuación se analizan las características de cada una de ellas:

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Se aplica en aquellos casos en que el valor o meta del indicador se calcula en función de otros indicadores. El procedimiento para definir una fórmula es el siguiente:

1. Dentro de la pestaña Cálculo de Valor de la Metadata del indicador, seleccionar la opción Fórmula de la lista desplegable correspondiente , según se quiera definir para Meta o para Valoren campo Valor.
2. Desplegar el panel de opciones auxiliares de la derecha y dentro de él la opción Workspace.
3. Arrastrar y soltar cada uno de los indicadores que formarán parte de la fórmula desde el Workspace hacia el área Parámetros.
4. Posicionarse en las celdas de la primer columna e ingresar un nombre a cada parámetro.
5. En el campo Fórmula ingresar la especificación, usando los nombres de los parámetros y los operadores necesarios para relacionarlos.
6. Hacer click sobre la opción Validar para verificar que la especificación sea correcta.
7. Seleccionar Aceptar para guardar los cambios

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1. .

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Considerar las siguientes observaciones:

• Las fórmulas se calculan solo si los indicadores usados como parámetro tienen cargado valor y meta. Si el valor y/o la meta no están cargados para el período correspondiente, entonces la fórmula no se calcula, independientemente de si use solo uno o ambos en la fórmula.
• Las fórmulas se calculan solo si los indicadoresusados indicadores usados como parámetro tienen cargado datos para todo el período. Si al menos uno de ellos tiene períodos sin datos entonces no se calculan.

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• Relaciones

En la pestaña Relaciones se definen las relaciones de dependencia entre el indicador y el resto de los elementos del tablero. Para definirlas es necesario seguir los siguientes pasos:

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Observar que si bien pueden existir relaciones entre los distintos indicadores por el hecho de existir fórmulas definidas entre ellos, éstas relaciones no son reconocidas en el Mapa de Dependencias del Tablero si no se encuentran definidas en esta pestaña. Anchorreferenciasreferencias

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• Referencias

En la pestaña Referencias se definen:

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Constituyen páginas webs de interés, relacionadas al indicador. Esto permite que en el tablero exista un link hacia cada una de ellas. Para agregar un enlace hacer click sobre el botón de alta de enlaces que se encuentra bajo el panel e ingresar la URL correspondiente así como una descripción. Aplicar para guardar los cambios. Anchordescripciondescripcion

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• Descripción

En la pestaña Descripción existe un campo de texto donde es posible ingresar información adicional sobre el indicador y sus principales características. Anchorpublicacionpublicacion

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• Parámetros de Publicación

En la pestaña Parámetros de Publicación se definen:

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1. Elaborar una vista en O3 en la que figure en las filas la dimensión que se pretende aplicar como plantilla y en las columnas cualquier elemento, por ejemplo una medida. Un ejemplo se muestra en el Cuadro 2cuadro siguiente. 16. En éste caso se trata de un indicador de ventas que se desea crear para cada uno de los mercados con los que se trabaja.

   Cuadro 2.16. Vista O3 para plantillas

   
   

2. Crear una nueva fuente de datos asociada a la vista O3 creada  
3. Ingresar a la Metadata del elemento sobre el que se quiere aplicar la plantilla.
4. En la pestaña Parámetros de publicación marcar la opción Activar plantilla

5. Seleccionar como Fuente la creada en el punto 2 y como Dimensión a aplicar aquella que muestre todos los elementos que tomará la plantilla, tal como se muestra en el

   Cuadro 2

   cuadro siguiente.

   17.

   
   Escribir una palabra clave de etiquetas y una para filtros (pueden coincidir) Por ejemplo: "mercado"

   Cuadro 2.17. Definición de plantilla

   En la pestaña Cálculo de Valor seleccionar la fuente de datos que corresponda pero agregar un filtro donde se indique la dimensión usada en la plantilla.

   Definición de plantilla
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6. Si se desea que el indicador modifique su nombre de acuerdo al elemento de la plantilla del que se trate, alcanza con escribir en el nombre la clave. Por ejemplo, si se nombra un indicador como Ventas %mercado%, donde mercado es la palabra clave de la plantilla, se irá mostrando en cada caso el nombre del mercado correspondiente
7. Aplicar para guardar los cambios.

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1. Dirigirse a la pestaña Cálculo de Valor. Además de la configuración genérica (como se define en cualquier fuente de datos) Es necesario agregar datos específicos de la plantilla. Éstos se agregan en el cuadrante titulado Filtros. En Id escribir el nombre de la dimensión que se utiliza para aplicar la plantilla
2. En Valor escribir la palabra clave entre signos de % (en el ejemplo: %mercado%)

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• Gráfica

En la pestaña Gráfica se definen el tipo de gráfica de Situación y Evolución y sus propiedades. A continuación se presentan las diferentes opciones de edición:

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1. Dentro de la pestaña Gráfica, desmarcar el campo Usar configuración por defecto (la configuración por defecto corresponde a ejes que se cortan en 0).
2. Observar que se despliegan tres nuevos paneles con las diferentes opciones para editar el gráfico.
3. Dentro del panel de la izquierda, seleccionar la opción "Ejes" y observar que se despliegan tres opciones: "category" (corresponde al eje X), "numeric1" (corresponde al eje Y) y "numeric2" (corresponde al eje Z, para los casos en que exista un tercer plano). Posicionarse sobre la opción de eje a modificar.
   1. Para que la gráfica se ajuste automáticamente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala"
   2. Para ajustar la gráfica manualmente: desmarcar el campo "Forzar el cero en la escala", ingresar en el campo "Valor máximo en eje numérico" y "Valor mínimo en eje numérico" los valores que se deseen definir. Considerar que todo valor del indicador que esté por fuera de los valores definidos no será visualizado en el gráfico
   3. Observar el resultado gráfico a modo de ejemplo en el panel de la derecha.
4.  Aplicar para guardar cambios. 

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