{scrollbar}

V. Tableros

• Conceptos generales

Los tableros de O3BP&A constituyen herramientas de control y seguimiento del desempeño de una organización, tanto a nivel estratégico como operativo. Son flexibles y se adaptan a los diversos planteamientos metodológicos existentes. En éste sentido, permiten la implementación de Cuadros de Mando Integral según la metodología de Kaplan y Norton, ampliamente difundida.

...

Perspectiva: corresponde al punto de vista desde el cual se analiza la información.

Objetivo: corresponde a los objetivos perseguidos. Se trata de aspiraciones factibles de alcanzar, que pueden ser cuantificables con indicadores y que por tanto es posible monitorear para conocer su estado de cumplimiento a lo largo del período de ejecución de la estrategia.

Indicadores: son las métricas usadas para medir los objetivos. Cada indicador registra un valor periódico, que es comparado con cierta meta y en función de esta relación toma un estado representado por los colores del semáforo.

Acciones: son los cursos de acción a desarrollar para lograr cumplir con impulsar el cumplimiento de los objetivos definidos. Cada acción involucra una serie de hitos cuyo cumplimiento asegura la ejecución de la acción como tal.

...

1. Ubicación actual: indica que estoy en el componente Tableros, navegando dentro del tablero Análisis de Rentabilidad y dentro de una perspectiva.
2. Panel del Tablero: despliega en forma de árbol todos los elementos que componen el tablero y de acuerdo a la clasificación definida en el componente Metadata del sistema. Existe un ordenamiento lógico entre los distintos elementos que se ubican en distintos niveles del árbol. En el primer nivel existirán Perspectivas o Grupos, de acuerdo a la metodología usada en la definición. En el segundo nivel existirán Objetivos y en el tercero Indicadores. Cada uno de estos niveles puede ser desplegado haciendo clic en el nodo correspondiente del árbol. Luego se incluyen los Mapas de Estrategia y los Smart Views. Finalmente los Cursos de Acción como últimos elementos del tablero.
3. Panel central de análisis: es posible visualizar y navegar por la información referida al elemento sobre el que el usuario se encuentra posicionado. La información se divide en dos tipos de tablas, la tabla superior lista todos los objetivos que conforman la perspectiva en cuestión y luego existen tablas que listan, para cada uno de los objetivos anteriores, todos los indicadores que lo miden. Esto varía en función de la ubicación dentro del tablero.
4. Panel de Acciones de Negocio/Comentarios: dependiendo el modo seleccionado, lista las acciones planificadas o en curso o los comentarios asociados al elemento.
5. Modo detallado y tabla: en el extremo superior derecho del panel central existen dos botones para seleccionar el modo de visualización. El modo detallado muestra una tabla individual para cada objetivo, con el detalle de cada uno de los indicadores asociados. El modo tabla agrupa todos los objetivos e indicadores en una misma tabla, indicando cuando se trata de uno u otro.
6. Menú: botón de Acciones de Negocio / Comentarios / Minimizar
7. Menú de opciones:

   1. Opciones disponibles:

      	Propiedades: muestra la descripción del tablero, fecha y hora del último cálculo y los permisos de acceso
      	Calcular: activa el proceso de cálculo del tablero, calcula la totalidad del tablero, esto es, todas sus perspectivas, objetivos, indicadores y acciones, según la información disponible
      	Elegir Snapshot: activa un snapshot de la lista de snapshots existentes.
      	Crear Snapshot: realiza una copia del tablero en su situación actual
      	Generar Reporte: permite generar un reporte como presentación o pdf.
      	Exportación pdf: realiza una exportación a pdf del panel central de análisis.

8. Panel de Alertas: muestra las alertas recibidas por el usuario logueado según la configuración elegida.

...

Tablero
Perspectiva
Objetivo
Indicador
Grupo	Image Removed

• Interpretando la información

Una vez que se ha seleccionado un elemento del árbol del menú principal, se visualiza la información correspondiente en el panel central. A continuación se presenta un caso de ejemplo como forma de aproximarse a las posibilidades de análisis que brinda el sistema.

Perspectivas

En el cuadro siguiente se muestra una vista del modo detallado y del modo tabla de la Perspectiva Cliente del tablero CMI Distribuidora.

A partir de los modos anteriores se observa que la perspectiva cliente está compuesta por cuatro objetivos estratégicos:

• Operador eficiente y rentable
• Aumentar presencia local
• Fidelizar clientes
• Responsabilidad social empresaria

Estos cuatro objetivos se listan en la tabla superior del panel, con su correspondiente estado y tendencia.

Estado

La primer columna de la tabla superior indica el estado del objetivo, a partir del color del semáforo que adopta el objetivo para el último período en el cual existe información disponible. El estado se calcula a partir de los estados de los indicadores que lo miden y del criterio definido en la metadata del objetivo . Dependiendo del visualizador elegido para representar el estado, el semáforo puede tomar diferentes colores. Los estados más comunmente usados son los siguientes.

• Rojo: no se ha logrado alcanzar el objetivo y por tanto su estado es no aceptable

• Amarillo: estado del objetivo se encuentra dentro del rango de tolerancia

• Verde: objetivo cumplido o aceptable

• Azul: objetivo cumplido o ampliamente aceptable

En el caso de ejemplo es posible afirmar que los objetivos Operador eficiente y rentable y Fidelizar clientes se encuentran en un estado no aceptable (rojo), el objetivo Responsabilidad social empresaria ha alcanzado el rango de aceptación (verde) y el objetivo Aumentar presencia local se ha logrado cumplir por un amplio margen (azul).

Tendencia

La tendencia indica la dirección en la que se ha movido el objetivo entre el período anterior y el corriente. La tendencia puede adoptar tres formas:

• Estable o Gris: una tendencia estable, representada por una flecha horizontal de color gris, implica que el objetivo continúa registrando el mismo estado en el período corriente con respecto al período anterior.

• Creciente o Verde: una tendencia creciente, representada por una flecha creciente verde, implica que el objetivo mejoró su estado en el período corriente con respecto al período anterior. Esto es, si paso de un estado rojo a uno amarillo o verde.

• Decreciente o Roja: una tendencia decreciente, representada por una flecha decreciente roja, implica que el objetivo empeoró su estado en el período corriente con respecto al período anterior. Esto es, si pasó de un estado verde a uno amarillo o rojo.

En el caso de ejemplo, es posible afirmar que los cuatro objetivos definidos mantuvieron el mismo estado, dado que los cuatro presentan una tendencia estable.

La tabla inferior del panel muestra la información básica acerca de los indicadores correspondientes a todos estos objetivos, en forma separada o en conjunto dependiendo del modo de visualización (detallado o tabla respectivamente). Dentro de las columnas de la tabla es posible destacar las columnas Estado y Tendencia, cuya interpretación es similar a la descripta para el caso de los objetivos solo que se diferencia en su forma de cálculo de estado.

Tipo

Es posible diferenciar distintos tipos de indicadores dependiendo de los distintos tipos de meta, cada uno de los cuales se representa con un ícono en particular:

Dependiendo del tipo de indicador será el criterio adoptado para el cálculo de su estado y tendencia (ver Cálculo de valor). En el caso de ejemplo, es posible observar que el indicador Crecimiento de ganancia sobre ventas que actúa como métrica del objetivo Operador eficiente y rentable, es del tipo Alcanzar y superar una meta, toma el color rojo del semáforo, lo que indica que su valor no logra alcanzar la meta fijada y su sigue una tendencia es decreciente, lo que indica que el indicador ha descendido de banda si se compara el resultado del período corriente con el del período anterior.

Objetivos

Para analizar la información referida a un objetivo en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente a la perspectiva a la cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal:

Image Removed

El panel de análisis del objetivo se compone de las siguientes áreas:

1. Cabezal: muestra el nombre del objetivo, su frecuencia de cálculo y el último período para el que existen datos y por tanto se ha calculado. Además se agrega una tabla con el listado de los indicadores que lo miden y los datos más importantes de cada uno de ellos. En el ejemplo de la figura anterior es posible ver que se trata del objetivo Fidelizar Clientes, calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser no aceptable (rojo), por lo que podría concluirse que el objetivo no llegó a cumplirse. Por otro lado, es medido a partir de dos indicadores, de los que solo uno se ha logrado.
2. Situación y evolución: muestra una gráfica dividida por bandas en el eje de ordenadas, en función de los colores que componen el visualizador usado en la definición del objetivo; y luego por período en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo. Para el caso de ejemplo, se observa que el objetivo no se ha cumplido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se ubicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.  
3. Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero, así como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo clic sobre la opción Navegar ubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo clic sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.
4. Mapa de causa efecto: se despliega al seleccionar el botón y muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, es posible ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de los elementos implicados en el mapa.
   

   Image Removed

5. Modos de visualización: la vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:

• Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
• Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas.
• Dependencias: muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución. Permite definirlas desde allí.

Indicadores

Para analizar la información referida a un indicador en mayor profundidad, hacer doble clic desde el menú principal o desde el panel central. La vista es la siguiente:

Image Removed

Al igual que en el caso de los objetivos el panel de análisis del indicador se compone de tres áreas:

1. Cabezal: muestra el nombre y tipo de indicador, luego su valor actual con su correspondiente estado, la meta definida y la desviación con respecto a esa meta (valor actual menos meta) y para el último período para el cual existen datos. Luego, la frecuencia de cálculo y el último período calculado, que en éste caso corresponde a julio de 2010. En el ejemplo es posible ver que se trata del indicador Promociones Cliente Frecuente, del tipo es Alcanzar y Superar una Meta calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser verde, por lo que podría concluirse que para ese mes se logró alcanzar y superar la meta definida.
2. Situación y evolución: muestra una gráfica donde es posible visualizar la evolución de los valores adoptados por el indicador y por su meta a lo largo del tiempo. El tiempo se mide en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo, y los valores en el eje de ordenadas. Por defecto, la gráfica es de tipo líneas con las siguientes características:
1. Meta: corresponde por defecto a la línea celeste y constituye una línea recta al nivel correspondiente.
2. Valor: corresponde por defecto a la línea lila y constituye una línea suavizada al nivel correspondiente.
3. Línea de tiempo: es posible ajustar la gráfica al rango de tiempo deseado a partir de la barra de tiempo del eje de abscisas. Esta barra además indica el área correspondiente a la evolución de la meta del indicador. Para el caso de ejemplo, se observa que el indicador ha seguido una tendencia creciente los primeros tres períodos objetivo no se ha cumplido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se ubicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.
3. Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero, así como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo clic sobre la opción Navegar ubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo clic sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.
4. Mapa de causa efecto: muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, permite ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de los elementos implicados en el mapa. Para ello hacer clic sobre el botón ubicado en el extremo superior derecho del área.
   

   Image Removed

5. Modos de visualización: la vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:
   1. Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
   2. Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas
   3. Dependencias: muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución.
6. Ver vista: está disponible en aquellos indicadores cuya fuente de datos sea una vista O3. Al presionar este botón se abre una nueva ventana del navegador que contiene la vista correspondiente.

Calcular tableros

Cada tablero debe ser calculado periódicamente como forma de actualizar la información disponible. La operación de cálculo implica que todos los Indicadores recalculen su estado tomando toda la información disponible hasta el momento del cálculo, tanto aquella que haya sido ingresada manualmente por el usuario como aquella disponible en las fuentes de datos definidas. Al mismo tiempo, implica que todos los Objetivos medidos por esos indicadores se actualicen al estado correspondiente al último dato disponible, así como también las Perspectivas o Grupos.

...

• El cálculo se hace para todo el tablero en su conjunto, no para elementos particulares de él.

• El proceso implica que en primer lugar se calculen aquellos elementos definidos con prioridad alta en su metadata.

El cálculo puede ser realizado de forma manual por el usuario o puede ser programado para que el sistema lo haga de forma automática.

3.3.1. Cálculo manual

El procedimiento de cálculo manual implica que el usuario haga click sobre el ícono de cálculo disponible, el cual se observa en el cuadro 3.8. Esto activa el proceso de cálculo.

Cálculo automático: se define en la metadata del Tablero, solapa Recálculo Automático. Por mayor detalle consultar la sección de Metadata.

...

En éste caso el cálculo es programado por el usuario para que el sistema lo ejecute automáticamente y según la frecuencia indicada. Para activar el recálculo automático, es necesario dirigirse a la metadata del tablero y seleccionar la pestaña Recálculo Automático. Una vez allí, desmarcar la opción Activar Recálculo Automático y observar que se despliegan algunos campos  

...

{scrollbar}