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V. Tableros
Conceptos generales
Los tableros de O3BP&A constituyen herramientas de control y seguimiento del desempeño de una organización, tanto a nivel estratégico como operativo. Son flexibles y se adaptan a los diversos planteamientos metodológicos existentes. En éste sentido, permiten la implementación de Cuadros de Mando Integral según la metodología de Kaplan y Norton, ampliamente difundida.
Cada tablero permite organizar los temas estratégicos según las diferentes Perspectivas o puntos de vista desde las cuales pueden ser analizados, así como expresar su asociación con los Objetivos que guían la acción, los Indicadores utilizados para cuantificar y medir el estado de cumplimiento; y las Acciones a ejecutar, tanto sea para cumplir con la estrategia como para tomar posibles acciones paliativas ante desvíos.
El componente Tableros permite al usuario analizar los tableros de control publicados para los cuales disponga de permisos de acceso.
La lógica de funcionamiento responde a la siguiente idea:
| Info |
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Los objetivos son fines cuantificables, cuyo cumplimiento se mide con indicadores y que se alcanzan como resultado de la ejecución de una serie de cursos de acción. |
Perspectiva: corresponde al punto de vista desde el cual se analiza la información.
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Acciones: son los cursos de acción a desarrollar para lograr cumplir con los objetivos definidos. Cada acción involucra una serie de hitos cuyo cumplimiento asegura la ejecución de la acción como tal.
Los objetivos son fines cuantificables, cuyo cumplimiento se mide con indicadores y que se alcanzan como resultado de la ejecución de una serie de cursos de acción
Espacio de trabajo
Tableros publicados
Una vez que se ingresa al componente Tableros desde el menú principal, se visualiza una vista como la que se presenta a continuación:
Dentro del menú de la izquierda es posible ver el árbol de la organización con cada una de las unidades de negocio que lo componen. Notar que en el extremo superior derecho del cuadrante hay dos íconos que indican el modo de visualización:
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- Ubicación actual: indica que estoy en el componente Tableros, navegando dentro del tablero Análisis de Rentabilidad y dentro de una perspectiva.
- Panel del Tablero: despliega en forma de árbol todos los elementos que componen el tablero y de acuerdo a la clasificación definida en el componente Metadata del sistema. Existe un ordenamiento lógico entre los distintos elementos que se ubican en distintos niveles del árbol. En el primer nivel existirán Perspectivas o Grupos, de acuerdo a la metodología usada en la definición. En el segundo nivel existirán Objetivos y en el tercero Indicadores. Cada uno de estos niveles puede ser desplegado haciendo clic en el nodo correspondiente del árbol. Luego se incluyen los Mapas de Estrategia y los Smart Views. Finalmente los Cursos de Acción como últimos elementos del tablero.
- Panel central de análisis: es posible visualizar y navegar por la información referida al elemento sobre el que el usuario se encuentra posicionado. La información se divide en dos tipos de tablas, la tabla superior lista todos los objetivos que conforman la perspectiva en cuestión y luego existen tablas que listan, para cada uno de los objetivos anteriores, todos los indicadores que lo miden. Esto varía en función de la ubicación dentro del tablero.
- Panel de Acciones de Negocio/Comentarios: dependiendo el modo seleccionado, lista las acciones planificadas o en curso o los comentarios asociados al elemento.
- Modo detallado y tabla: en el extremo superior derecho del panel central existen dos botones para seleccionar el modo de visualización. El modo detallado muestra una tabla individual para cada objetivo, con el detalle de cada uno de los indicadores asociados. El modo tabla agrupa todos los objetivos e indicadores en una misma tabla, indicando cuando se trata de uno u otro.
- Menú: botón de Acciones de Negocio / Comentarios / Minimizar
- Menú de opciones:
Propiedades: muestra la descripción del tablero, fecha y hora del último cálculo y los permisos de acceso 
Calcular: activa el proceso de cálculo del tablero, calcula la totalidad del tablero, esto es, todas sus perspectivas, objetivos, indicadores y acciones, según la información disponible 
Elegir Snapshot: activa un snapshot de la lista de snapshots existentes. 
Crear Snapshot: realiza una copia del tablero en su situación actual 
Generar Reporte: permite generar un reporte como presentación o pdf. 
Exportación pdf: realiza una exportación a pdf del panel central de análisis.
- Panel de Alertas: muestra las alertas recibidas por el usuario logueado según la configuración elegida.
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Para representar a cada uno de los elementos del tablero el sistema usa íconos específicos:
Tablero |  |
Perspectiva |
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Objetivo |  |
Indicador |  |
Grupo |
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Interpretando la información
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Para analizar la información referida a un objetivo en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente a la perspectiva a la cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal:
El panel de análisis del objetivo se compone de tres las siguientes áreas:
- Cabezal: muestra el nombre del objetivo, su frecuencia de cálculo y el último período para el que existen datos y por tanto se ha calculado. Además se agrega una tabla con el listado de los indicadores que lo miden y los datos más importantes de cada uno de ellos. En el ejemplo
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- de la figura anterior es posible ver que se trata del objetivo Fidelizar Clientes, calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser no aceptable (rojo), por lo que podría concluirse que el objetivo no llegó a cumplirse. Por otro lado, es medido a partir de dos indicadores, de los que solo uno se ha logrado.
- Situación y evolución: muestra una gráfica dividida por bandas en el eje de ordenadas, en función de los colores que componen el visualizador usado en la definición del objetivo; y luego por período en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo. Para el caso de ejemplo, se observa que el objetivo no se ha
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- cumplido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se
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- ubicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.
- Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero,
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- así como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo
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- clic sobre la opción Navegar ubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo
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- clic sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.
- Mapa de causa efecto: se despliega al seleccionar el botón y muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, es posible ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de
...
- los elementos implicados en el mapa
...
- .
- Modos de visualización: la vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:
- Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
- Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas.
...
- Dependencias: muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución
...
- . Permite definirlas desde allí.
Indicadores
Para analizar la información referida a un indicador en mayor profundidad, hacer doble click sobre él clic desde el menú principal o desde el panel central correspondiente al objetivo al cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal del Cuadro 3.8.:
Cuadro 3.8. Indicador |
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Esta vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:
- Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
- Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas.
- Dependencias:muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución.
El panel de análisis del indicador, al igual que en el caso de los objetivos, se compone de tres áreas:
...
. La vista es la siguiente:
Al igual que en el caso de los objetivos el panel de análisis del indicador se compone de tres áreas:
- Cabezal: muestra el nombre y tipo de indicador, luego su valor actual con su correspondiente estado, la meta definida y la desviación con respecto a esa meta (valor actual menos meta) y para el último período para el cual existen datos. Luego, la frecuencia de cálculo y el último período calculado, que en éste caso corresponde a julio de 2010. En el ejemplo es posible ver que se trata del indicador Promociones Cliente Frecuente, del tipo es Alcanzar y Superar una Meta calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser verde, por lo que podría concluirse que para ese mes se logró alcanzar y superar la meta definida.
- Situación y evolución: muestra una gráfica donde es posible visualizar la evolución de los valores adoptados por el indicador y por su meta a lo largo del tiempo. El tiempo se mide en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo, y los valores en el eje de ordenadas. Por defecto, la gráfica es de tipo líneas con las siguientes características:
- Meta: corresponde por defecto a la línea celeste y constituye una línea recta al nivel correspondiente.
- Valor: corresponde por defecto a la línea lila y constituye una línea suavizada al nivel correspondiente.
- Línea de tiempo: es posible ajustar la gráfica al rango de tiempo deseado a partir de la barra de tiempo del eje de abscisas. Esta barra además indica el área correspondiente a la evolución de la meta del indicador. Para el caso de ejemplo, se observa que el indicador ha seguido una tendencia creciente los primeros tres períodos objetivo no se ha
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- cumplido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se
...
- ubicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.
...
- Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero,
...
- así como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo
...
- clic sobre la opción Navegar ubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo
...
- clic sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.
- Mapa de causa efecto: muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, permite ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de
...
- los elementos implicados en el mapa. Para ello hacer
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- clic sobre el botón ubicado en el extremo superior derecho del área.
Cuadro 3.7. Mapa causa - efecto |
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- Modos de visualización: la vista principal corresponde al modo Estado Normal. Además de él existen tres modos adicionales para ver la información:
- Estado Recursivo: muestra solo la tabla del cabezal
- Visualización: muestra la frecuencia, el método de cálculo, una descripción, las responsabilidades y las referencias definidas
- Dependencias: muestra a modo de tabla las relaciones de dependencia y contribución.
- Ver vista: está disponible en aquellos indicadores cuya fuente de datos sea una vista O3. Al presionar este botón se abre una nueva ventana del navegador que contiene la vista correspondiente.
Calcular tableros
Cada tablero debe ser calculado periódicamente como forma de actualizar la información disponible. La operación de cálculo implica que todos los Indicadores recalculen su estado tomando toda la información disponible hasta el momento del cálculo, tanto aquella que haya sido ingresada manualmente por el usuario como aquella disponible en las fuentes de datos definidas. Al mismo tiempo, implica que todos los Objetivos medidos por esos indicadores se actualicen al estado correspondiente al último dato disponible, así como también las Perspectivas o Grupos.
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