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3.1. Visualizando tableros |
3. Tableros
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3.1. Visualizando Tableros
Uno de los artefactos o instrumentos principales utilizados por O3 BP&A son los Tableros, que constituyen herramientas y métodos para medir el desempeño de una organización en función de su visión y estrategia, y habilitar su difusión y los resultados obtenidos a todos los niveles interesados de la organización.
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3.2. Interpretando la información
Una vez que se ha seleccionado un elemento del árbol del menú principal, es posible visualizar la información correspondiente en el panel central. A continuación se presenta un caso de ejemplo como forma de aproximarse a las posibilidades de análisis que brinda el sistema.
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3.2.1 Perspectivas
En el Cuadro 3.5. se muestra una vista del modo detallado y el modo tabla de la Perspectiva Cliente del tablero CMI Distribuidora.
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Estos cuatro objetivos se listan en la tabla superior del panel, con su correspondiente estado y tendencia.
Estado
La primer columna de la tabla superior indica el estado del objetivo, a partir del color del semáforo que adopta el objetivo para el último período en el cual existe información disponible. El estado se calcula a partir de los estados de los indicadores que lo miden y del criterio definido en la metadata del objetivo . Dependiendo del visualizador elegido para representar el estado, el semáforo puede tomar diferentes colores. Los estados más comunmente usados son los siguientes.
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En el caso de ejemplo es posible afirmar que los objetivos Operador eficiente y rentable y Fidelizar clientes se encuentran en un estado no aceptable (rojo), el objetivo Responsabilidad social empresaria ha alcanzado el rango de aceptación (verde) y el objetivo Aumentar presencia local se ha logrado cumplir por un amplio margen (azul).
Tendencia
La tendencia indica la dirección en la que se ha movido el objetivo entre el período anterior y el corriente. La tendencia puede adoptar tres formas:
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La tabla inferior del panel muestra la información básica acerca de los indicadores correspondientes a todos estos objetivos, en forma separada o en conjunto dependiendo del modo de visualización (detallado o tabla respectivamente). Dentro de las columnas de la tabla es posible destacar las columnas Estado y Tendencia, cuya interpretación es similar a la descripta para el caso de los objetivos solo que se diferencia en su forma de cálculo de estado.
Tipo
Es posible diferenciar distintos tipos de indicadores dependiendo de los distintos tipos de meta, cada uno de los cuales se representa con un ícono en particular:
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Dependiendo del tipo de indicador será el criterio adoptado para el cálculo de su estado y tendencia (ver Cálculo de valor). En el caso de ejemplo, es posible observar que el indicador Crecimiento de ganancia sobre ventas que actúa como métrica del objetivo Operador eficiente y rentable, es del tipo Alcanzar y superar una meta, toma el color rojo del semáforo, lo que indica que su valor no logra alcanzar la meta fijada y su sigue una tendencia es decreciente, lo que indica que el indicador ha descendido de banda si se compara el resultado del período corriente con el del período anterior.
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3.2.2. Objetivos
Para analizar la información referida a un objetivo en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente a la perspectiva a la cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal:
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3.2.3. Indicadores
Para analizar la información referida a un indicador en mayor profundidad, hacer doble click sobre él desde el menú principal o desde el panel central correspondiente al objetivo al cual pertenece. Una vez seleccionado se abre la vista principal del Cuadro 3.8.:
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- Cabezal: muestra el nombre y tipo de indicador, luego su valor actual con su correspondiente estado, la meta definida y la desviación con respecto a esa meta (valor actual menos meta) y para el último período para el cual existen datos. Luego, la frecuencia de cálculo y el último período calculado, que en éste caso corresponde a julio de 2010. En el ejemplo del Cuadro 3.8. es posible ver que se trata del indicador Promociones Cliente Frecuente, del tipo Alcanzar y Superar una Meta calculado con una frecuencia mensual y cuyo último dato disponible corresponde al mes de Julio 2010, cuando el estado resultó ser verde, por lo que podría concluirse que para ese mes se logró alcanzar y superar la meta definida.
- Situación y evolución: muestra una gráfica donde es posible visualizar la evolución de los valores adoptados por el indicador y por su meta a lo largo del tiempo. El tiempo se mide en el eje de abscisas, en función de la frecuencia de cálculo, y los valores en el eje de ordenadas. Por defecto, la gráfica es de tipo líneas con las siguientes características:
- Meta: corresponde por defecto a la línea celeste y constituye una línea recta al nivel correspondiente.
- Valor: corresponde por defecto a la línea lila y constituye una línea suavizada al nivel correspondiente.
- Línea de tiempo: es posible ajustar la gráfica al rango de tiempo deseado a partir de la barra de tiempo del eje de abscisas. Esta barra además indica el área correspondiente a la evolución de la meta del indicador. Para el caso de ejemplo, se observa que el indicador ha seguido una tendencia creciente los primeros tres períodos objetivo no se ha complido para la gran mayoría de los meses, salvo para Octubre 2009, cuando se obicó en la franja amarilla por tanto se mantuvo dentro del rango de tolerancia, y para Mayo 2010, cuando se ubicó en la franja verde y por tanto se alcanzó.
- Mapa de dependencias: muestra las relaciones de dependencia y contribución entre el objetivo y el resto de los elementos del tablero, asi como el estado adoptado por cada uno de ellos para el último período calculado. Al mismo tiempo, es posible navegar hacia la vista principal de cualquiera de estos elementos haciendo click sobre la opción Navegarubicada en el extremo inferior izquierdo del cuadro o visualizar un cuadro de resumen, haciendo click sobre la opción Información ubicada en el extremo inferior derecho. En el caso de ejemplo, se observa que el objetivo depende de tres indicadores, dos que han sido alcanzados (verde y azul) y un tercero (rojo) que se encuentra fuera del rango de aceptación. Luego el objetivo contribuye al indicador Ingresos Operativos, esta no es una contribución directa sino indirecta, dado que si se logra el objetivo Fidelizar Clientes entonces eso afectará positivamente el flujo de ingresos de la empresa.
Mapa de causa efecto: muestra las relaciones anteriores en forma dinámica, esto es, permite ver los gráficos de situación y evolución de cada uno de lo elementos implicados en el mapa. Para ello hacer click sobre el botón ubicado en el extremo superior derecho del área.
Cuadro 3.7. Mapa causa - efecto
3.3.
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Cada tablero debe ser calculado periódicamente como forma de actualizar la información disponible. La operación de cálculo implica que todos los Indicadores recalculen su estado tomando toda la información disponible hasta el momento del cálculo, tanto aquella que haya sido ingresada manualmente por el usuario como aquella disponible en las fuentes de datos definidas. Al mismo tiempo, implica que todos los Objetivos medidos por esos indicadores se actualicen al estado correspondiente al último dato disponible, así como también las Perspectivas o Grupos.
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El cálculo puede ser realizado de forma manual por el usuario o puede ser programado para que el sistema lo haga de forma automática.
3.3.1. Cálculo manual
El procedimiento de cálculo manual implica que el usuario haga click sobre el ícono de cálculo disponible, el cual se observa en el cuadro 3.8. Esto activa el proceso de cálculo.
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Cálculo automático: se define en la metadata del Tablero, solapa Recálculo Automático. Por mayor detalle consultar la sección de Metadata.
3.3.2
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En éste caso el cálculo es programado por el usuario para que el sistema lo ejecute automáticamente y según la frecuencia indicada. Para activar el recálculo automático, es necesario dirigirse a la metadata del tablero y seleccionar la pestaña Recálculo Automático. Una vez allí, desmarcar la opción Activar Recálculo Automático y observar que se despliegan algunos campos
3.3.3
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